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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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79952000 - Event-Organisation
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Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Dienstleistungen des Veranstaltungsmanagements Informationsdienst der Deutschen eVergabe 16.12.2025 13:34 Uhr 1.) die Bezeichnung und die Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle, der den Zuschlag erteilenden Stelle sowie der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: der ausschreibenden Stelle KEA Klimaschutz- und Energieagentur Baden-Württemberg GmbH Stabsstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Kaiserstr. 94a 76133 Karlsruhe Telefon +49 7219847124 Telefax +49 7219847120 E-Mail vergabe@kea-bw.de der Stelle, an die die konventionellen Angebote zu richten sind: KEA Klimaschutz- und Energieagentur Baden-Württemberg GmbH Stabsstelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Kaiserstr. 94a 76133 Karlsruhe 2.) Verfahrensart Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO 3.) die Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Elektronische Angebote sind zugelassen Textform ( 126b BGB) ist erlaubt Digitale Signatur wird nicht unterstützt 4.) gegebenenfalls in den Fällen des 29 Absatz 3 die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: Das Vergabesystem der Deutschen eVergabe verwendet für die Verschlüsselung Ihrer Daten während der Übertragung zum Server die aktuellste Version des TLS-Verschlüsselungsverfahrens. [https-Übertragung]. Die Unterlagen können Sie unter www.deutsche-evergabe.de herunterladen. 5.) Art und Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistungserbringung: Aktenzeichen ÖA_Event_12-2025 Titel Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Dienstleistungen des Veranstaltungsmanagements Beschreibung Gegenstand des Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Erbringung von Dienstleistungen des Veranstaltungsmanagements für die KEA-BW. Dies beinhaltet die Organisation und Durchführung von mindestens sechs Präsenzveranstaltungen mit mind. 100 Teilnehmenden sowie mehrere kleine Events und Kooperationsveranstaltungen mit geringerem Unterstützungsbedarf im Bereich Technik und Logistik. Gegenstand des Verfahrens ist die Erbringung von Eventplanungs- und -durchführungsleistungen für mehrerer Bereiche der KEA-BW. Dies beinhaltet u.a.: 1. Mögliche Aufgaben bei Veranstaltungen: - Planung und Umsetzung des Auf- und Abbaumanagements inkl. ggfs. Bestuhlung, Bühne/Standort Rednerpult usw. - Planung und Umsetzung von Ausstellerbereichen (exemplarisch für 20 Ausstellerstände mit jeweils einem Tisch, 2 Stühlen und Pinnwand) inklusive Aufplanung - Planung und Einrichtung Check-In Bereich - Kommunikation mit Referierenden (u.a. Einholen der finalen Vorträge, Koordination und Vorabstimmungen zur Technik bei digitalen Formaten) - Ggfs. Wahrnehmen eines Besichtigungstermins pro Veranstaltung - Kommunikation zwischen den Dienstleistern und Veranstaltern - Kommunikation mit kommunalen Ämtern bei genehmigungspflichtigen Aktionen wie das Aufstellen von Schildern im öffentlichen Raum o.Ä. - Falls nötig: Einholen von drei Vergleichsangebote für Caterer - Steuerung und Koordination des Catering (inkl. Sitzgelegenheiten) Optionale Leistungen: - Bereitstellung von Mobiliar wie Stehtische o.ä. ausf. Beschreibung Seite 1 / 3 Informationsdienst der Deutschen eVergabe 16.12.2025 13:34 Uhr - Einrichten von Livestreams und Integration anderer Online-Plattformen zur Vernetzung (z.B. Breakout-Rooms, Umfragetools etc.) 2. Grafik/Produktion: - Erstellen und Anbringen von Leitsystem/Beschilderung/Wegeleitung am Veranstaltungsort - Kundenstopper für Leitsystem - Check-in-Beschilderung - Hintergrundfolien für Plenum - Namensschilder für Referierende und Teilnehmende erstellen - Schildbeschriftung für Rednerpult anfertigen lassen (Schilder vorhanden) 3. Technik: - Ergänzende Technik vor Ort bereitstellen (falls benötigt) - Tontechnik/Lichttechnik/Projektionstechnik definieren, abstimmen und bereitstellen (z.B. Presenter, Klicker, ggfs. Möblierung, Monitor, Präsentationstechnik, Rednerpult, Mikrofonanlage, techn. Personal) - Moderationstechnik bereitstellen und steuern (Mikrofon, etc.) - Abfrage technischer Details vor Ort (z.B. Stromanschluss, W-LAN) 4. OPTIONAL bei Streaming (Serverkapazität für ca. 500 Teilnehmende): - Auswahl, Einrichtung und Betreuung einer gewählten Streaming-Plattform - Einrichtung einer geeigneten Landingpage, auf der der Stream läuft - Streaming der VA, die in einer Art Studio, welches bereits am Vortag eingerichtet wurde, abgefilmt wird (inklusive Interaktionsmöglichkeiten durch Umfragetools, Chat, ggfs. weiteren aktiven Elementen) - Regieleitung vor Ort - Mehr als eine Kameraeinstellung (Wechsel Präsentationen als Vollbild zu Moderator auf der Bühne aus verschiedenen Winkeln) - Ggf. Einspieler von kurzen Filmen auf der Landingpage und im Live-Format verankern 5. Lagerung von Material: Platzbedarf aktuell rund 20 m Lagerfläche sowie Leistungen der Logistik, Projektleitung, Gestaltungsarbeiten und sonstige Aufgaben. Weitere Details entnehmen Sie bitte der ausführlichen Leistungsbeschreibung. Erfüllungsort: 76133 Karlsruhe 6.) gegebenenfalls die Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: losweise Vergabe: ist nicht vorgesehen 7.) gegebenenfalls die Zulassung von Nebenangeboten: Zulässigkeit Die Abgabe von Nebenangeboten ist nicht erlaubt. 8.) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Laufzeit in Monaten: 24 Dieser Auftrag kann verlängert werden. Die KEA-BW kann den Vertrag durch schriftliche Erklärung einseitig um ein Jahr bis zum 31. März 2029 verlängern. Diese Verlängerungsoption zugunsten des Auftraggebers ist nur einmal möglich. Max. Anzahl Verlängerungen: 1 9.) die elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können: Die Vergabeunterlagen stehen digital über die Deutsche eVergabe zur Verfügung. Sie finden das Verfahren unter folgendem Link: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/a92b1ac9-d130-4236-b2d1-b1936066af09 10.) die Teilnahme- oder Angebots- & Bindefrist: Teilnahmefrist Die Abgabefrist für den Teilnahmewettbewerb endet am 13.01.2026 um 12:00 Uhr. Seite 2 / 3 Informationsdienst der Deutschen eVergabe 16.12.2025 13:34 Uhr Bindefrist Die Bindefrist für abgegebene Angebote endet am 15.04.2026. 11.) die Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: keine allgemeinen Angaben 12.) die wesentlichen Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: keine Angaben 13.) die mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen: keine allgemeinen Angaben Folgende Nachweise sind im Einzelnen zu erbringen: Erklärung zu Berufsgenossenschaft Erklärung zu Umsatz Jährlicher Mindestumsatz mit vergleichbaren Events 200.000,- EUR (netto) Erklärung zu Haftpflichtversicherung mind. 200.000 14.) die Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: Qualitätskriterium-Name: Schriftliche Darstellung des Angebots / Konzepts Gewichtung: 40 Qualitätskriterium-Name: Präsentation Gewichtung: 25 Kostenkriterium-Name: Vergütung Personal/Technik Gewichtung: 30 Preiskriterium: Pauschale Preisanpassung zum 01.04.2027 Gewichtung: 5 Sonstiges: Zeitpunkt der Publikation: 16.12.2025 - 16:00 Uhr Seite 3 / 3 Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/healyhudson/2025/12/a92b1ac9-d130-4236-b2d1-b1936066af09.html Data Acquisition via: p8000000 |
