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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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72252000 - Datenarchivierung
98000000 - Sonstige gemeinschaftliche, soziale und persönliche Dienste
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Digitalisierung von Akten der Abteilung Grundsicherung Aktenzeichen: Vergabe-Nr.: ZVS 2025 0527 Bezeichnung des Verfahrens: Abschluss eines Vertrages zur Digitalisierung von Akten der Abteilung Grundsicherung (500.22) 1. Art der Vergabe Öffentliche Ausschreibung nach 9 UVgO 2. Bezeichnung der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle Bezeichnung Stadt Bielefeld - Amt für Zentrale Leistungen Postanschrift Werner-Bock-Str. 38, 33602 Bielefeld Kontaktstelle Zentrale Vergabestelle Fax +49 521513350 Telefon +49 521513244 E-Mail-Adresse jakob.sawatzky@bielefeld.de Hauptadresse (URL) https://www.bielefeld.de/ 3. Bezeichnung der den Zuschlag erteilenden Stelle Wie Ziffer 2 Bezeichnung Stadt Bielefeld - Sozialamt Postanschrift Niederwall 23, 33602 Bielefeld 4. Bezeichnung der Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind Wie Ziffer 2 Adresse Elektronische Angebote werden über den Vergabemarktplatz des Landes NRW eingereicht. 5. Form der Angebote Zugelassen ist: die Abgabe elektronischer Angebote ausschließlich unter https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/ notice/CXX0YYDYTXR5GS7Z der Angebote in Schriftform. 6. Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung Art der Leistung: Digitalisierung Akten der Abteilung Grundsicherung (500.22) Umfang der Leistung: Die Grundsicherungsabteilung der Stadt Bielefeld beabsichtigt, den aktiven Bestand der bisher in Papierform geführten Leistungsakten der letzten 18 Monate zu digitalisieren. Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in 1 17.12.2025 15:43 Uhr - VMS 12.4.0.1205 VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Erfüllungsort: Stadt Bielefeld - Sozialamt, Niederwall 23, 33602 Bielefeld Ergänzende/Abweichende Angaben zum Erfüllungsort: Eine Besichtigung der Diensträume, aus denen die Akten abgeholt werden, sowie, stichprobenartig, der zu scannenden Akten kann vor dem Submissionstermin mit dem Sozialamt der Stadt Bielefeld (Herrn Mardmöller, Tel. 0521/51-5800) vereinbart werden. 7. ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose Eine Aufteilung in Lose wird nicht vorgenommen. 8. ggf. Zulassung von Nebenangeboten Nebenangebote werden nicht zugelassen. 9. etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist Die ausgeschriebene Leistung muss zeitnah, spätestens 12 Wochen nach Auftragserteilung beginnen. Der Auftrag soll innerhalb von sieben Monaten ausgeführt werden. Eine Verlängerung der Ausführungsfrist für diese Digitalisierungen ist in geringem Umfang mit Zustimmung des AG möglich. Der Vertrag kann aus wichtigen, sachlichen Gründen einmal um ein weiteres Jahr verlängert werden. 10. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können Adresse zum elektronischen Abruf: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXX0YYDYTXR5GS7Z/documents Hinweise zu Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit sind den Nutzungsbedingungen des Vergabemarktplatzes NRW zu entnehmen. Anschrift der Stelle Wie Ziffer 2 Adresse 11. Ablauf der Angebotsfrist 26.01.2026 10:30 Uhr 12. Ablauf der Bindefrist 30.04.2026 13. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen 14. Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind 17 VOL/B 15. Vorzulegenden Unterlagen Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: - Berufs- oder Handelsregister (mittels Dritterklärung vorzulegen): Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Abgabe des Angebotes wiedergibt. 2 17.12.2025 15:43 Uhr - VMS 12.4.0.1205 VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und darüber hinaus, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen. - Eigenerklärung Nichtvorliegen von Ausschlusstatbeständen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Es dürfen keine Ausschlussgründe gem. 123 ff GWB ( 42 VgV bzw. 31 Abs. 1, 2 UVgO) vorliegen. Eine entsprechende Eigenerklärung ist dem Angebot beizufügen. Die beigefügte Eigenerklärung soll verwendet werden. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Betriebshaftpflichtversicherung (mittels Dritterklärung vorzulegen): Der AN muss für die gesamte Vertragslaufzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung zu den nachfolgenden Risiken je Einzelschaden - d. h. je Schadensfall vorweisen können: Schadensart/mindestens: Personenschäden (für einzelne Personen): 1.500.000,00 EUR Sachschäden: 1.000.000,00 EUR Vermögensschäden sowie Schäden gem. Bundesdatenschutzgesetz: 250.000,00 EUR Verlust von Dokumenten: 250.000,00 EUR Wenn der Bieter bereits über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den o. g. Mindestsummen verfügt, soll ein entsprechender Nachweis mit dem Angebot eingereicht werden. Sollten die Mindestsummen zum Zeitpunkt des Einreichens des Angebotes noch nicht vorliegen, hat der Bieter zu bestätigen, dass spätestens zum Vertragsbeginn eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Mindestsumme bestehen wird. Vor Vertragsabschluss hat der zum Zuschlag vorgesehene Bieter eine entsprechende Bestätigung des Versicherungsunternehmens vorzulegen. Bei Verlängerung oder Wechsel der Versicherung ist der Nachweis erneut vorzulegen. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Referenzen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter muss mindestens 2 positive Referenzen mit kommunalem Auftraggeber mit vergleichbarer Aufgabenstellung und Auftragsvolumen nachweisen. Die Vergleichbarkeit ist gegeben, wenn das Auftragsvolumen der Referenz mindestens 50 % des Auftragsvolumens (= ausgeschriebene Menge) des auf diese Ausschreibung abzugebenden Angebotes erreicht. Die Referenzen dürfen zum Stichtag Ende der Angebotsfrist nicht älter als 3 Jahre sein. Für jede Referenz sind folgende Angaben erforderlich: - Name und Anschrift des Referenzgebers - Ansprechpartner mit Kontaktdaten (Name, Tel.-Nr., E-Mail) - Auftragsvolumen - Auftragszeitraum Hinweis: Eine Referenz kann grundsätzlich nicht gewertet werden, wenn sie nicht überprüft werden kann (vgl. VK Hessen, Beschluss vom 18. Dezember 2017, 69d-VK-2-38/2017). Ein Verweis des Bieters, dass datenschutzrechtliche Vorgaben der Benennung von Referenzauftraggebern entgegenstehen, ist daher nicht zulässig. - Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 (mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter muss zwingend ein Qualitätsmanagement führen. Eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 (neuester Standard) ist nachzuweisen. - Zertifizierung nach ISO 27001 (mittels Dritterklärung vorzulegen): Die Zertifizierung nach ISO 27001 ist nachzuweisen. 16. Angabe der Zuschlagskriterien Wertungsmethode: Wirtschaftlich günstigstes Angebot gemäß der im Anschreiben oder den Vergabeunterlagen angegebenen Kriterien. 3 17.12.2025 15:43 Uhr - VMS 12.4.0.1205 VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung 17. Berücksichtigung von Werkstätten für behinderte Menschen und von Inklusionsbetrieben Sofern das Angebot einer anerkannten Werkstätte für behinderte Menschen oder einer anerkannten Blindenwerkstätte oder diesen Einrichtungen vergleichbare Einrichtungen (nachfolgend bevorzugte Bieter) ebenso wirtschaftlich wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines insofern nicht bevorzugten Bieters ist, so wird dem bevorzugten Bieter der Zuschlag erteilt. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird der von den bevorzugten Bietern angebotene Preis mit einem Abschlag von 15 von Hundert berücksichtigt. Voraussetzung für die Berücksichtigung des Abschlags ist, dass die Herstellung der angebotenen Lieferungen zu einem wesentlichen Teil durch die bevorzugten Bieter erfolgt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Wertschöpfung durch ihre Beschäftigten mehr als 10 % des Nettowerts der zugekauften Waren beträgt. 18. Sonstiges Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes NordrheinWestfalen verpflichtet. Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 20.01.2026 Teilnahmebedingungen Sonstige Bedingungen Erklärung zum Nichtvorliegen von gesetzlichen Ausschlussgründen gem. 123 ff GWB Bekanntmachungs-ID: CXX0YYDYTXR5GS7Z Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/vmp-westfalen/2025/12/53417377.html Data Acquisition via: p8000001 |
