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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Hamburg - Event-Organisation
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2020111709091287351 / 550750-2020
Veröffentlicht :
17.11.2020
Angebotsabgabe bis :
14.12.2020
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
79952000 - Event-Organisation
DE-Hamburg: Event-Organisation

2020/S 224/2020 550750

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: LOTTO Hamburg GmbH
Postanschrift: Überseering 4
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE6 HAMBURG
Postleitzahl: 22297
Land: Deutschland
E-Mail: [6]schneiderU@lotto-hh.de
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [7]www.lotto-hh.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[8]https://www.subreport.de/E99384895
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[9]https://www.subreport.de/E99384895
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Lotteriegesellschaft
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Veranstaltungen staatlicher Lotterien und Wetten

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Planung, Durchführung und Betreuung von Promotionaktionen / Events /
Veranstaltungen inkl. Transport, Auf- u. Abbau, Lagerung, Beschaffung,
Supversion u. Nachbereitung sowie Stellung v. Promotoren
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79952000 Event-Organisation
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung von Promotoren
durch den Auftragnehmer sowie die Unterstützung bei der Planung und
Durchführung von Promotionaktionen, Veranstaltungen und Events. Die
Ausschreibung beinhaltet außerdem die Beschaffung von Werbemitteln,
Materialien und Promotionutensilien, die Lagerung und den Transport von
Materialien sowie den Auf- und Abbau bei der Durchführung dieser
Aktionen, Veranstaltungen und Events durch den Auftragnehmer.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: 641 680.00 EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Hauptort der Ausführung:

Hamburg
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Bereitstellung von Promotoren
durch den Auftragnehmer sowie die Unterstützung bei der Planung und
Durchführung von Promotionaktionen, Veranstaltungen und Events. Die
Ausschreibung beinhaltet außerdem die Beschaffung von Werbemitteln,
Materialien und Promotionutensilien, die Lagerung und den Transport von
Materialien sowie den Auf- und Abbau bei der Durchführung dieser
Aktionen, Veranstaltungen und Events durch den Auftragnehmer.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 48
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Der diesen Leistungen zugrundeliegende Vertrag sieht eine Laufzeit von
einem Jahr vor. Der Vertrag kann optional 3-mal für 1 Jahr verlängert
werden. Die maximale Laufzeit des Vertrages beträgt 4 Jahre. Der
Vertrag endet somit spätestens am 30.4.2025 ohne dass er einer
Kündigungserklärung bedarf.

Die Einzelheiten des Auftrages ergeben sich aus den weiteren
Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung (Anlage 1 zur
Rahmenvereinbarung).
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 6
Höchstzahl: 7
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Dazu wird nach dem Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten
Referenzen mit den ausgeschriebenen Leistungen eine Rangfolge unter den
Bewerbern gebildet. Bewerber, die zu allen aufgeführten Punkten der
Vergleichbarkeit Referenzen einreichen, werden als besser geeignet
angesehen, als diejenigen, die nur einen Teil der vorgegebenen Punkte
mit ihren Referenzen abdecken. Ebenso werden diejenigen Bewerber als
besser geeignet angesehen, die zu allen aufgeführten Punkten der
Vergleichbarkeit mehr Referenzen einreichen als andere Bewerber.

Sollte die Rangfolge der Bewerber aufzeigen, dass mehr als 7 geeignete
Bewerber vorliegen, werden von diesen zunächst deren Angaben in ihren
Referenzen hinsichtlich des Vergleichspunktes Einsatz von Promotoren
an verschiedenen Standorten überprüft. Je mehr eingereichte Referenzen
diesen Punkt vorsehen, desto besser wird die Eignung dieses Bewerbers
gewertet. Sollten auch nach dieser Auswahl noch mehr als 7 geeignete
Bewerber vorliegen, werden von diesen die Angaben in ihren Referenzen
hinsichtlich des Vergleichspunktes Produkte aus einem regulierten
Markt verglichen. Je mehr eingereichte Referenzen diesen Punkt
vorsehen, desto besser wird die Eignung des Bewerbers gewertet. Sollte
auch nach dieser Auswahl noch mehr als 7 geeignete Bewerber vorliegen,
werden von diesen Bewerbern die angegebenen Umsatzzahlen pro
Geschäftsjahr verglichen. Wer hierbei den höheren durchschnittlichen
Jahresumsatz verzeichnen kann, wird als besser geeignet angesehen.

Die mindestens 6 bzw. höchstens 7 am besten geeigneten und nach den
vorgenannten Kriterien ausgewählten Bewerber werden zur Angebotsabgabe
aufgefordert.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Im Rahmen der Eignungsprüfung werden die nach § 122 GWB festgelegten
Eignungskriterien und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§
123 und 124 GWB anhand des vom Bewerber eingereichten Eignungsangaben
geprüft.

Zur Eignungsprüfung sind vom Bewerber Angaben und Erklärungen zur
Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, zur wirtschaftlichen und
finanziellen Leistungsfähigkeit sowie zur technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit zu machen und mit dem Teilnahmeantrag abzugeben
(vgl. Eignungsangaben).

Zur Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung des
Bewerbers dienen die Angaben in dem Formular Eignungsangaben. Dort sind
vom Bewerber Angaben zur Eintragung im Handelsregister oder eines
vergleichbaren Registers vorzunehmen. Zudem ist vom Bewerber eine
Erklärung zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft abzugeben.
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit des Bewerbers dienen insbesondere seine Angaben im
Formular Eignungsangaben. Dort sind vom Bewerber Erklärungen zum Umsatz
der angegebenen drei Geschäftsjahre (2017, 2018 und 2019) und zum
mittleren Jahresumsatz abzugeben.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Die Vergabestelle fordert und erwartet Referenzen (auf einer separat
erstellten Unterlage), die nicht älter als 2017 und mit dem
beschriebenen Auftrag hinsichtlich Art und Umfang vergleichbar sind.

Vergleichbar sind Referenzen mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag
insbesondere dann, wenn sie

den Einsatz von Promotoren an verschiedenen Standorten,

die Informationen und Beratung der Zielgruppe durch die Promotoren,

Produkte aus einem regulierten Markt,

eine Event-Logistik einschließlich Einlagerung und Verwaltung von
Promotionmaterial sowie den Auf- und Abbau als auch den Transport des
Materials zu den Aktions- bzw. Veranstaltungsorten zum Gegenstand
hatten.

Zudem hat der Bewerber zu jeder Referenz folgende Angaben zu tätigen:

Bezeichnung Aktion/Veranstaltung,

Auftraggeber (Name des Auftraggebers, Anschrift),

Branche,

Leistungszeitraum der Aktion/der Veranstaltung,

Beschreibung der ausgeführten Leistungen,

Zielsetzung der Aktion/Veranstaltung,

Zielgruppe/n der Aktion/Veranstaltung,

welches Produkt ist Gegenstand der Aktion/Veranstaltung gewesen,

Regulierter Markt (anzugeben, ob und welchem regulierten Markt das
Produkt unterliegt)

eingesetzte Materialien,

Anzahl Promotoren,

kurze Beschreibung des Ablaufs der Aktion/Veranstaltung,

Event-Logistik (Kurzbeschreibung der Logistik unter Berücksichtigung
der Lagerverwaltung).

Darüber hinaus hat der Bewerber auf einer separat erstellten Unterlage
die Mitglieder des Kernteams zu benennen und deren Aufgabe innerhalb
des Kernteams anzugeben. Das Team muss mindestens aus einen
Supervisor/Projektassistenz und einem Koordinator/Projektmanager
bestehen.

Außerdem hat der Bewerber auf einer separaten Unterlage Angaben zu
seiner Büroorganisation zu tätigen. Er hat dabei auszuführen, welche/r
Mitarbeiter/in im Krankheits- oder Urlaubsfall die Vertretung eines
Mitgliedes des Kernteams wahrnimmt. Es ist zudem darzustellen, wie die
Vertretung organisiert ist, insbesondere wie die Informationsweitergabe
an die Vertretungsperson erfolgt, damit sichergestellt ist, dass die
auszuführenden Leistungen erbracht werden. Dabei hat der Bewerber
darauf einzugehen, wie auch im Falle eines geplanten (Urlaubs) und
eines ungeplanten (Krankheit) Ausfalls eines Mitglieds des Kernteams
stets eine Vertretungssituation mit fachlich qualifizierter Vertretung
sichergestellt ist. Zudem ist auszuführen, wer in welcher Situation
Ansprechpartner für die Auftraggeberin ist.

Zudem hat der Bewerber eine Erklärung zur Verfügbarkeit eines
ausreichend großen Promotorenpools von mindestens 25 Promotoren
abzugeben, wobei diese Promotorenmindestanzahl während der gesamten
Vertragslaufzeit bereit zu stellen ist. Der Promotorenpool besteht
dabei aus ca. 50 % jungen Frauen und ca. 50 % jungen Männern, die
mindestens 18 Jahre alt sind.

Ferner ist vom Bewerber die durchschnittliche Anzahl des beschäftigten
festen Personals (ohne Promotoren) und der Führungskräfte in den Jahren
2018, 2019, 2020 anzugeben.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Das Kernteam muss mindestens aus einen Supervisor/Projektassistenz und
einem Koordinator/Projektmanager bestehen.
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Erklärung zur Technologie von L. Ron Hubbard (Scientology-Erklärung),

Erklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß §
3 Hamburgisches Vergabegesetz.

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 14/12/2020
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 04/01/2021
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 30/06/2021

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Postanschrift: Große Bleichen 27
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
Internet-Adresse: [10]www.fhh.hamburg.de
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der
Bewerber bzw. Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs.
3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen
gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.

§ 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:

Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und
gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt
unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden.

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der
Auftraggeberin gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der
Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Postanschrift: Große Bleichen 27
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
Telefon: +49 40428231448
Fax: +49 40428232020
Internet-Adresse: [11]www.fhh.hamburg.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
12/11/2020

References

6. mailto:schneiderU@lotto-hh.de?subject=TED
7. http://www.lotto-hh.de/
8. https://www.subreport.de/E99384895
9. https://www.subreport.de/E99384895
10. http://www.fhh.hamburg.de/
11. http://www.fhh.hamburg.de/

 
 
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