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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Erfurt - Archivierung
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2020052009200749029 / 234829-2020
Veröffentlicht :
20.05.2020
Angebotsabgabe bis :
30.06.2020
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
79995100 - Archivierung
DE-Erfurt: Archivierung

2020/S 98/2020 234829

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: AOK PLUS Die Gesundheitskasse für Sachsen und
Thüringen
Postanschrift: Augustinerstraße 38
Ort: Erfurt
NUTS-Code: DEG
Postleitzahl: 99084
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Unternehmensbereich Corporate Governance,
Geschäftsbereich Zentrale Vergabestelle, Herrn Rechtsanwalt Sören Rabe
E-Mail: [6]vergabestelle@plus.aok.de

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: [7]https://plus.aok.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[8]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRYDL9F/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[9]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRYDL9F
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Rahmenvereinbarung für die Archivierung papierbasierter Unterlagen
Referenznummer der Bekanntmachung: 01/2020
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79995100
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Archivierung,
Vernichtung und Entsorgung von papierbasierten Unterlagen (insbesondere
von Papierakten und sonstigen analogen, nicht digitalisierten Medien).
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79995100
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DED
NUTS-Code: DEG
Hauptort der Ausführung:

AOK PLUS Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen

Sternplatz 7

01067 Dresden

Bundesrepublik Deutschland, Freistaaten Sachsen und Thüringen
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Erfassung,
Übernahme und Lagerung von Papier-Akten und sonstigen analogen (nicht
digitalisierten) Medien der AOK PLUS Die Gesundheitskasse für Sachsen
und Thüringen sowie deren Entsorgung und Vernichtung nach Ablauf der
jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen.

Der Auftragnehmer erfasst und übernimmt sukzessive bereits gelagerte
Akten aus den Zentral- und Standortarchiven der Auftraggeberin zur
weiteren Lagerung (initiale Übernahme). Darüber hinaus erfasst und
übernimmt der Auftragnehmer zu archivierenden Akten aus dem laufenden
Verwaltungsbetrieb (laufende Übernahme) sowie Archivgut, welches direkt
von Dienstleistern der Auftraggeberin an den Auftragnehmer geliefert
wird, zur Lagerung. Bei Bedarf stellt der Auftragnehmer archivierte
Akten bzw. Akteninhalte auf Anforderung der Auftraggeberin sowohl in
digitaler Form als auch in Papierform bereit und gliedert diese nach
Ende der Nutzung wieder in sein Archiv ein. Nach Ablauf der
Aufbewahrungsfrist hat die datenschutzgerechte Entsorgung und
Vernichtung der Akten durch den Auftragnehmer zu erfolgen.

Für sämtliche Vorgänge zur Verwaltung der archivierten Akten
(Erfassung, Übernahme, Bereitstellung, Rücknahme, Ausgliederung und
Vernichtung) unterhält der Auftragnehmer eine
Aktenverzeichnis-Datenbank mit online- und browserbasiertem Zugang für
Mitarbeiter der Auftraggeberin.

Eine detaillierte Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen als
Anlage 1 nebst Anhängen 1 und 2 beigefügt.

Angaben zum voraussichtlichen Auftragsvolumen können nur auf Basis von
Erfahrungswerten aus der Vergangenheit gemacht werden. Die
Auftraggeberin geht davon aus, dass im Rahmen der initialen Übernahme
die Menge der zu erfassenden, übernehmenden und zu lagernden Akten von
11 400 laufenden Metern am Ende des ersten Auslagerungsjahres auf 31
400 laufende Meter am Ende des dritten Auslagerungsjahres steigt. Die
geschätzte Menge der laufend zu erfassenden, zu übernehmenden und zu
lagernden Akten können der als Anlage 1 den Vergabeunterlagen
beigefügten Leistungsbeschreibung entnommen werden. Die
voraussichtliche Anzahl der Anforderungen von digital und in Papierform
bereitzustellenden Akten ist ebenfalls in der Leistungsbeschreibung
dargestellt. Die voraussichtliche Menge der zu vernichtenden Akten wird
in Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung detailliert ausgewiesen.

Die Auftraggeberin schätzt, dass am Ende der Grundvertragslaufzeit von
7 Jahren noch 25 900 laufende Meter Akten zu lagern sind und der
gesamte Archivierungsbedarf während der weiteren Vertragslaufzeit
aufgrund der zunehmenden Digitalisierung weiter sinkt.

Die Angaben der Mengen dienen lediglich der Orientierung und stellen
kein verbindliches Abnahmevolumen dar. Abweichungen sind bei sämtlichen
in der Leistungsbeschreibung und in Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung
enthaltenen Mengenangaben von jeweils bis zu 50 % möglich.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/09/2020
Ende: 31/08/2027
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Wird die Rahmenvereinbarung nicht 12 Monate vor Ablauf der vereinbarten
Vertragslaufzeit gekündigt, verlängert sie sich jeweils um 24 Monate.
Die Kündigungsfrist beträgt dann jeweils 12 Monate zum Ablauf des
jeweiligen Verlängerungszeitraumes.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Anlage 3 der
Vergabeunterlagen).
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Darstellung des Gesamtumsatzes des Bieters in den letzten 3
Geschäftsjahren, aufgesplittet je Geschäftsjahr (Anlage 4 der
Vergabeunterlagen).
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Die Auftraggeberin betrachtet für die Durchführung des Auftrages
lediglich solche Bieter als geeignet, welche im Schnitt der letzten 3
Geschäftsjahre einen Mindestumsatz von 800 000 EUR nachweisen können.
Im Falle einer Bietergemeinschaft wird der addierte Umsatz zugrunde
gelegt.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1) Detaillierte Darstellung von Referenzprojekten vergleichbarer Art
und Größe im Bereich Dokumentenarchivierung innerhalb der letzten 3
Jahre unter Angabe

des Kunden bzw. abstrakte Beschreibung des Kunden unter Angabe eines
Ansprechpartners einschließlich Telefonnummer;

inhaltliche Beschreibung des Auftrages;

Branche des Referenzauftraggebers;

des Leistungszeitraumes;

des Auftragsvolumens (Anzahl der laufenden Meter insgesamt und pro
Jahr);

des Rechnungswertes (soweit zulässig) unter Verwendung von Anlage 5
der Vergabeunterlagen, welche gegebenenfalls zu vervielfältigen ist.

2) Darstellung der Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren,
aufgesplittet pro Geschäftsjahr, unter Verwendung der Anlage 6 der
Vergabeunterlagen,

3) Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder
vergleichbar,

4) Eigenerklärung zur Vernichtung gemäß DIN 66399, Schutzklasse 3 in
der Sicherheitsstufe P4 (Anlage 7 der Vergabeunterlagen),

5) Nachweis einer gültigen Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb
gemäß § 52 KrW-/AbfG bzw. § 56 KrWG oder vergleichbar.

Hinweis zu Punkt 4) und 5): Soweit Teilleistungen durch einen
Unterauftragnehmer erbracht werden sollen, hat der Bieter eine
Eigenerklärung des benannten Unterauftragnehmers zur Vernichtung gemäß
DIN 66399, Schutzklasse 3 in der Sicherheitsstufe P4 und den Nachweis
einer gültigen Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb gemäß § 52
KrW-/AbfG bzw. § 56 KrWG oder vergleichbar für den benannten
Unterauftragnehmer mit dem Angebot vorzulegen.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu 1): Die Auftraggeberin betrachtet lediglich solche Bieter als
geeignet, welche wenigstens 2 Referenzprojekte von vergleichbarer Art
und vergleichbarem Umfang vorweisen können. Als vergleichbare
Referenzauftraggeber werden alle öffentlichen Auftraggeber
einschließlich Krankenversicherungen, Rentenversicherungen sowie andere
Sozialversicherungsträger sowie Banken, Versicherungen und andere
Finanzdienstleister angesehen. Das Referenzprojekt ist dann in seiner
Art vergleichbar, wenn es Erfahrungen in der Erfassung und Übernahme
eines bestehenden Archivs (initiale Übernahme) sowie mit der Verwendung
einer Aktenverzeichnis-Datenbank, die technisch vom Bieter
administriert und nach Kundenanforderungen individuell angepasst wurde,
nachweist. Die Erfahrungen im Zusammenhang mit der
Aktenverzeichnis-Datenbank können auch durch separate Referenzprojekte
nachgewiesen werden. Das Referenzprojekt ist dann in seinem Umfang
vergleichbar, wenn insgesamt wenigstens 20 000 laufende Meter, pro Jahr
aber mindestens 10 000 laufende Meter Akten initial erfasst, übernommen
und gelagert wurden.
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 30/06/2020
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15/08/2020
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 30/06/2020
Ortszeit: 11:00
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Bieter sind zum Öffnungsverfahren nicht zugelassen.

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:

1) Die Kommunikation zwischen der Auftraggeberin und den Bewerbern bzw.
Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens
auf der Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals
([10]https://www.dtvp.de) möglich. Fragen und Hinweise zu den
Vergabeunterlagen sind über den Projektraum des Verfahrens auf der o.
g. Vergabeplattform an die Vergabestelle zu richten. Die Antworten
werden ausschließlich und einheitlich auf der o. g. Vergabeplattform
für alle Bewerber bzw. Bieter auch ohne Registrierung sichtbar
eingestellt und sind regelmäßig selbst einzuholen,

2) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Rechtsform mit gesamtschuldnerischer Haftung. Im Falle einer
Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern
unterzeichnete Erklärung (Anlage 10 der Vergabeunterlagen) abzugeben.
Darin haben alle Mitglieder zu erklären, dass sie gesamtschuldnerisch
haften und einen Bevollmächtigten zu benennen, welcher alle Mitglieder
der Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin vertritt. Die in
Punkt III.1.1) und Punkt III.1.2) dieser Bekanntmachung aufgeführten
Nachweise über die Geeignetheit des Unternehmens und das Nichtvorliegen
von Ausschlussgründen sind bei Bildung einer Bietergemeinschaft von
jedem Mitglied vorzulegen. Das gilt entsprechend für den unter Punkt
III.1.3) geforderten Nachweis einer gültigen DIN ISO 9001 (oder
vergleichbaren) Zertifizierung, die Eigenerklärung zur Vernichtung
gemäß DIN 66399 sowie dem Nachweis einer gültigen Zertifizierung als
Entsorgungsfachbetrieb gemäß § 52 KrW-/AbfG bzw. § 56 KrWG oder
vergleichbar, soweit das Mitglied der Bietergemeinschaft die
ausgeschriebenen Dienstleistungen erbringt. Die unter Punkt III.1.3)
dieser Bekanntmachung genannten Referenzprojekte sowie die Darstellung
der Mitarbeiterzahl sind für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft
gemeinschaftlich zu erbringen,

3) Die Auftraggeberin kann nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV Dienstleistungen,
die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, an den
gleichen Auftragnehmer im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne
vorherige Vergabebekanntmachung vergeben. Dies gilt insbesondere für im
Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Leistung stehende Aufträge (z. B.
Archivierung von weiteren papier- und nicht papierbasierten Medien,
Aktenversand und -transporte) bis zu einem Auftragsvolumen von
insgesamt maximal 6 Mio. EUR netto. Soweit die Auftraggeberin von
dieser Möglichkeit Gebrauch macht, soll der Auftrag zu den Bedingungen
der hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung, soweit anwendbar, mit
Ausnahme des Preises vergeben werden,

4) Die AOK PLUS ist während der Laufzeit des Vertrages zum Abruf aus
dieser Rahmenvereinbarung berechtigt. Für die AOK PLUS service GmbH
handelt es sich um einen Vertrag zugunsten Dritter.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YRYDL9F
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden
Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):

§ 134 Informations- und Wartepflicht.

(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht
berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen
Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen
Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt
des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies
gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung
ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über
die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist,

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der
Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf
elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf
10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der
Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim
betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an,

(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das
Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer
Dringlichkeit gerechtfertigt ist ...

§ 135 Unwirksamkeit.

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der
öffentliche Auftraggeber gegen § 134 verstoßen hat

§ 160 Einleitung, Antrag:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag
ein,

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem
öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in
seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von
Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem
Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein
Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und
gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2
bleibt unberührt),

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegen über dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind

§ 168 Entscheidung der Vergabekammer.

(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen
Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine
Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen
Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und
kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens
einwirken,

(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
18/05/2020

References

6. mailto:vergabestelle@plus.aok.de?subject=TED
7. https://plus.aok.de/
8. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRYDL9F/documents
9. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRYDL9F
10. https://www.dtvp.de/

 
 
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