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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Hamburg - Event-Organisation
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2020051909121546309 / 232141-2020
Veröffentlicht :
19.05.2020
Angebotsabgabe bis :
15.06.2020
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
79952000 - Event-Organisation
DE-Hamburg: Event-Organisation

2020/S 97/2020 232141

Auftragsbekanntmachung Sektoren

Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/25/EU

Abschnitt I: Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Wärme Hamburg GmbH
Postanschrift: Andreas-Meyer-Straße 8
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600
Postleitzahl: 22113 Hamburg
Land: Deutschland
E-Mail: [6]bieterfragen@waerme.hamburg

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: [7]https://waerme.hamburg/
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[8]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YLYDFJP/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[9]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YLYDFJP
I.6)Haupttätigkeit(en)
Erzeugung, Fortleitung und Abgabe von Gas und Wärme

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Rahmenvertrag Eventagentur
Referenznummer der Bekanntmachung: WK14844808
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79952000
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gesucht wird eine Eventagentur zur Unterstützung der
Kommunikationsarbeit der Wärme Hamburg. Es geht dabei sowohl um die
Konzeption, Planung und Umsetzung von externen und internen
Veranstaltungen sowie die Aktivierung von Sponsorings.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE600
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Folgende Leistungen sind von der Agentur zu erbringen (gemäß
Ausschreibung):

Beratung des Auftraggebers im Hinblick auf eine optimale Eventplanung
und zielgruppengerechte Ansprache sowie Übereinstimmung mit der Marken-
und Kommunikationsstrategie;

Konzeption, Planung, Koordinierung, Umsetzung und Nachbereitung von
Veranstaltungen (dazu zählen u. a. Mitarbeiterveranstaltungen,
Kundenveranstaltungen, Parteitage, Kongresse, Ausstellungen,
Messeauftritte, etc.);

Interaktive Meetings und Event-Design für Multimedia-Produktionen
bzw. audiovisuelle Produktionen;

Einladungsmanagement für Veranstaltungen;

Transport, Aufbau und Abbau von Event-Equipment;

Pflege und Wartung des vorhandenen Equipments;

Beschaffung von neuem Equipment;

Dokumentation von Veranstaltungen (fotografisch, wesentliche
Daten/Informationen zusätzlich schriftlich);

Druck- und Produktions-Handling: Erstellung und Produktion von
Event-Drucksachen sowie veranstaltungsbezogenen Werbemitteln;

Ausschreibung von Leistungen, die die Agentur nicht selbst erbringt;

Steuerung von Drittdienstleistern (die ggf. vom Auftraggeber
vorgegeben werden);

Gestellung eines zentralen Ansprechpartners innerhalb der Agentur als
Schnittstelle zum Auftraggeber;

Lager und ggf. Lagerbuchungs-Tool: Lagerung und Verwaltung von
vorhandenem Event-Equipment und Werbemitteln (s. auch separater Punkt
2.1);

Monatlicher Überblick über alle aktuell geplanten Veranstaltungen
(Datum, Ort, Ansprechpartner);

Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit anderen Wärme
Hamburg-Agenturen;

Einhaltung und Umsetzung des Corporate Designs;

Eigenständiges Handling von Abgaben (z. B. Künstlersozialkasse und
GEMA):

Gesetzlich vorgeschriebene Abgaben an die Künstlersozialversicherung
für künstlerische Fremdleistungen, GEMA- und sonstige zu entrichtende
Gebühren sowie Zollkosten werden von der Agentur bereits im
Kostenvoranschlag der Einzelverträge berücksichtigt und bei
Rechnungslegung dem Auftraggeber in Rechnung gestellt und von diesem
ersetzt, auch dann, wenn sie erst nachträglich erhoben werden.
Derartige Auslagen werden von der Agentur ohne Aufschlag
weiterberechnet.

2.1. Einlagerung von Event-Equipment (erläuternde Informationen):

Recherche nach einem passenden Lager, das über die Wärme Hamburg
angemietet werden kann;

Benötigte Fläche: Hamburg: ca. 100 m^2;

Kosten (falls von extern angemietet werden muss): nicht mehr als
1.000,- Euro/Monat Miete;

Das Lager ist 24 Stunden täglich zugänglich;

Frostsicher und ggf. beheizbar;

Beleuchtet;

Zufahrtmöglichkeit mit LKW bis mind. 7,5 t;

Möglichst geringe Entfernung zum Kraftwerksstandort Tiefstack;

Die Agentur ist für die Pflege und Wartung der vorhandenen
Event-Materialien verantwortlich;

Die Agentur hat die Materialien bei Rücknahme auf Schäden zu prüfen,
die Materialien ggf. zu reinigen, zu reparieren und/oder neue zu
beschaffen. Die damit ggf. entstehenden Mehrkosten sind dem
Auftraggeber anzuzeigen und geltend zu machen (entweder auf Rechnung
des stattgefundenen Events oder zu Lasten der Drittdienstleister), um
einen ordnungsgemäßen Zustand der Event-Materialien zu gewährleisten;

Für notwendige Reparaturen erstellt der Auftragnehmer
Kostenvoranschläge, die durch den Auftraggeber im Vorfeld zu genehmigen
sind;

Die für Neubeschaffungen durch den Auftragnehmer einzuholenden
Angebote müssen dem Auftraggeber vorgelegt werden. Die anschließende
Beauftragung bedarf der Zustimmung durch den Auftraggeber;

Der Auftragnehmer erstellt und pflegt ggf. ein Lagerbuchungs-Tool für
das Lager. Dem Auftraggeber wird die Möglichkeit gegeben, das
Lagerbuchungs-Tool einzusehen (ohne Änderungsberechtigung);

Inventur der Lager: Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber
vierteljährlich einen Gesamtüberblick (Foto, Anzahl, Zustand) über das
Lager-Equipment (inkl. Werbemitteln) des Lagers zur Verfügung.

Wir bitte um die Angabe, ob bereits ein eigenes Lager seitens der
Agentur existiert oder Lagerflächen angemietet werden müssen. Weiterhin
bitten wir um Angabe des Mietpreises pro m^2 und Monat (inkl.
Betriebskosten).
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 36
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Nach 3 Jahren, Option der zweimaligen Verlängerung der Laufzeit um
jeweils ein weiteres Jahr.
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.1.4)Objektive Teilnahmeregeln und -kriterien
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.1.6)Geforderte Kautionen oder Sicherheiten:
III.1.7)Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder
Hinweise auf Vorschriften, in denen sie enthalten sind:
III.1.8)Rechtsform, die die Unternehmensgruppe, der der Auftrag erteilt
wird, haben muss:
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 15/06/2020
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP4YLYDFJP
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Gasnetz Hamburg GmbH
Postanschrift: Ausschläger Elbdeich 127
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Land: Deutschland
E-Mail: [10]bieterfragen@waerme.hamburg

Internet-Adresse: [11]https://www.gasnetz-hamburg.de/de.html
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Große Bleichen 27
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
E-Mail: [12]Vergabekammer@fb.hamburg.de
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Offizielle Bezeichnung: Gasnetz Hamburg GmbH
Postanschrift: Ausschläger Elbdeich 127
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20539
Land: Deutschland
E-Mail: [13]bieterfragen@gasnetz-hamburg.de

Internet-Adresse: [14]https://www.gasnetz-hamburg.de/de.html
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
15/05/2020

References

6. mailto:bieterfragen@waerme.hamburg?subject=TED
7. https://waerme.hamburg/
8. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YLYDFJP/documents
9. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YLYDFJP
10. mailto:bieterfragen@waerme.hamburg?subject=TED
11. https://www.gasnetz-hamburg.de/de.html
12. mailto:Vergabekammer@fb.hamburg.de?subject=TED
13. mailto:bieterfragen@gasnetz-hamburg.de?subject=TED
14. https://www.gasnetz-hamburg.de/de.html

 
 
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