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Ausschreibung: Scanning - DE-Berlin
Scanning
Dokumentenmanagement
Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Dokument Nr...: 139000-2020 (ID: 2020032309151032112)
Veröffentlicht: 23.03.2020
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DE-Berlin: Scanning
2020/S 58/2020 139000
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Postanschrift: Dircksenstr. 38
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300
Postleitzahl: 10178
Land: Deutschland
E-Mail: [6]vergabe@wbm.de
Telefon: +49 3024713654
Fax: +49 3024713670
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [7]http://www.wbm.de
Adresse des Beschafferprofils: [8]https://my.vergabeplattform.berlin.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[9]https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId
/platformId/2/tenderId/125446
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[10]https://my.vergabeplattform.berlin.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: landeseigenes wohnungswirtschaftliches Unternehmen
I.5)Haupttätigkeit(en)
Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Bestandsdigitalisierung
Referenznummer der Bekanntmachung: OV 2934-03-2020
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79999100
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und
ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern
digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit
einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an.
Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren.
Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1.
Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach
Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500
Aktenordner).
Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in
unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche
Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert
werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich
indiziert zu übergeben.
Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der
Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72512000
72250000
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300
Hauptort der Ausführung:
Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Der Leistungsumfang beinhaltet folgende Teilleistungen:
Abholung der zu digitalisierenden Akten bei WBM;
Vorbereitung der zu digitalisierenden Akten;
Scannen (Vorder- und Rückseite, Farbe und Schwarz-Weiß);
Dateikomprimierung, Dateikonvertierung (PDF/A-3);
Bei Bedarf Re-Scan einzelner Belegseiten im Dokument (auch mit
veränderten Einstellungen);
Bei Bedarf Re-Scan ganzer Akten;
Bildaufbereitung (Drehen, Skalieren, Randeliminierung, Filtern,
etc.);
Volltexterkennung (OCR);
Indizierung und Klassifizierung mittels Barcodedaten und/oder
manueller Erfassung;
Bereitstellung der elektronischen Daten über vereinbarte Schnittstellen
zum Import in ein DMS bzw. WODIS
Überführung der gescannten Dokumente zur Akteneinlagerung an einen
Dienstleister.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 48
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
Digitalisierungskontingent gemäß Leistungsschein 2 (ab 2021);
Beschreibung siehe Vergabeunterlagen
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Ergänzung zu II.2.7)
Die Laufzeit des Vertrages beträgt 4 Jahre ab Auftragserteilung
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
1. Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung
für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im
Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige
ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin
bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die
Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK)
nachzuweisen.
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
2. Erklärung, dass eine gültige Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung
vorliegt,
3. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare
Leistungen (Digitalisierung von Papierakten) aus den letzten 3
Geschäftsjahren.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto)
des Bieters/der Bietergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der
letzten 3 Geschäftsjahre in Höhe von 110 000 EUR
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
4. Erklärung über geeignete Referenzen über ausgeführte Leistungen aus
den letzten 3 Jahren mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw.
Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder
privaten Auftraggebers. Referenzen sind geeignet, wenn diese die
Mindestbedingungen erfüllen,
5. Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die
im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen,
6. Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl
des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3
Jahren und aktuell ersichtlich ist,
7. Der Bieter verfügt über Zertifikate, die ihm einen qualitativ
hochwertigen und datenschutzkonformen Scanprozess bescheinigen.
Zusätzlich ist durch den Bieter nachzuweisen, dass die Anforderungen
des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) TR-03138
Ersetzendes Scannen (RESISCAN) erfüllt werden,
8. Erklärung zur Anwendung der deutschen Sprache,
9. Erklärung zur Anerkennung der Datenschutz-Regelungen,
10. Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen
als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Zu 4. Als Mindestanforderung gilt der Nachweis von 3 Referenzen mit
einem Scan-Volumen von mindestens 250 000 Seiten bzw. 500 Ordnern pro
Jahr pro Referenz.
Zu 5. Mindestbedingung: Benennung eines Projektleiters und
stellvertretenden Projektleiters; beide benannten Personen müssen über
jeweils mindestens 3 Jahre Berufserfahrung verfügen;
Zu 6. Mindestbedingung: aktuell mindestens 5 festangestellte
Beschäftigte;
Zu 7. Mindestbedingung: Der Anbieter verfügt über gültige
Zertifizierungen nach ISO 9001:2000 (Qualitätsmanagement) und 27001
(Informationssicherheit) oder gleichwertige Zertifizierungen und
verpflichtet sich diese Zertifizierungen über die gesamte
Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten;
Zu 8. Mindestbedingung: Erklärung einer deutschsprachigen
Projektdurchführung, Anwenderbetreuung und Dokumentation inkl. Support;
Zu 9. Mindestbedingung: Erklärung der Anerkennung der Regelungen der
EU-Datenschutz Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes und der
Landesdatenschutzgesetze der beteiligten Bundesländer für die
Sicherstellung des Datenschutzes.
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung,
die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden
abdeckt, mit einer Deckungssumme je Schaden von mindestens 3 000 000
EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal mit einer
zweifachen Maximierung sowie eine Mitversicherung von
Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20 000 EUR und
der Versicherungsschutz nachdem Umweltschadensgesetz zu erbringen.
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 20/04/2020
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15/07/2020
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 20/04/2020
Ortszeit: 10:00
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:
1. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin
barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die
Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen
über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu
erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung
auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist
kostenfrei.
Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei
Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische
Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen,
2. Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum
14.4.2020, 10.00 Uhr, schriftlich ausschließlich per E-Mail an
[11]vergabe@wbm.de oder über die Vergabeplattform Berlin beim
Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über
eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die
Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen
Interessenten, zum Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle
sowie Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren täglich folgenden Link
zu nutzen: [12]https://www.wbm.de/unternehmen/ausschreibungen/rss-feed/
3. Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot
einzureichen,
4. Der Bieter muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen
machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem
Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich
vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu
würdigen,
5. Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer
Bietergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der
Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die
geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen
(Bewerberbogen_Eignungsleihe). Mehrfachbewerbungen können auch unter
Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer
Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der
Bietergemeinschaften führen,
6. Die Angaben zum Umsatz, Referenzen und Personal von Bietern und
Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer
Bietergemeinschaft können addiert werden,
7. Die Teilnahmeanträge/Angebote (einschließlich aller Unterlagen und
Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen,
8. Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die
abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche
und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen
ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache
zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu
beglaubigen,
9. Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den
Eigenerklärungen einzureichen,
10 Eine Nichteinhaltung der als Ausschlusskriterium gekennzeichneten
Kriterien führt zwingend zum Ausschluss.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle
innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei
Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen
ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der
Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb
von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer
schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die
Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per
E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
19/03/2020
References
6. mailto:vergabe@wbm.de?subject=TED
7. http://www.wbm.de/
8. https://my.vergabeplattform.berlin.de/
9. https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/125446
10. https://my.vergabeplattform.berlin.de/
11. mailto:vergabe@wbm.de?subject=TED
12. https://www.wbm.de/unternehmen/ausschreibungen/rss-feed/
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