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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Berlin - Dienstleister Veranstaltungsräume / Konferenzversorgung für Fachtagung Katastrophenvorsorge 2020
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2019120120562301682 / 876429-2019
Veröffentlicht :
01.12.2019
Anforderung der Unterlagen bis :
27.12.2019
Angebotsabgabe bis :
27.12.2019
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
55000000 - Dienstleistungen des Hotel- und Gaststättengewerbes und des Einzelhandels
55120000 - Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
79950000 - Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Dienstleister Veranstaltungsräume / Konferenzversorgung für Fachtagung Katastrophenvorsorge 2020

Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Generalsekretariat
Internationale Zusammenarbeit
Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, Fachtagung KV 2020 Seite 1 / 4
Fachtagung
Katastrophenvorsorge 2020
Aufforderung zur Angebotsabgabe
Gesucht wird ein Dienstleister für Veranstaltungsräume und
Konferenzversorgung für 150 Teilnehmende in Berlin für das
Datum 19. 20. Oktober 2020
Art der Vergabe
Öffentliche Ausschreibung gem. 9 Abs. 1 UVgO
Angebotsabgabe
Die Abgabe des vollständigen Angebots muss bis einschließlich den 27.12.2019, per E-Mail (PDF)
an S.Ehrke@drk.de oder postalisch an die nachfolgende Adresse des Auftraggebers eingegangen
sein.
Auftraggeber
Deutsches Rotes Kreuz e.V. - Generalsekretariat
Team Internationale Zusammenarbeit
Carstennstraße 58
12205 Berlin
Ansprechpartnerin im DRK
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an:
Sabine Ehrke
Eventmanagement
Team Internationale Zusammenarbeit
Tel.: +49 30 85404-231
E-Mail: S.Ehrke@drk.de
Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Generalsekretariat
Internationale Zusammenarbeit
Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, Fachtagung KV 2020 Seite 2 / 4
Verortung des Auftrages
Das Team Internationale Zusammenarbeit aus dem Generalsekretariat des DRK e.V. führt ein vom
Auswärtigen Amt gefördertes Projekt durch. Im Rahmen dieses Projektes findet einmal im Jahr ein
Fachtagung für Expertinnen und Experten der nationalen und internationalen Katastrophenvorsorge
statt. Die Fachtagung ist eine Austauschplattform, auf der aktuelle Entwicklungen, Ansätze und
Maßnahmen in den jeweiligen Bereichen diskutiert werden, um damit zum einen den Austausch zu
stärken, zum anderen aber auch zur Umsetzung des Sendai Rahmenwerks in Deutschland
beizutragen.
Eckdaten
Datum der Veranstaltung: 19. 20. Oktober 2020
Beginn und Ende der Veranstaltungstage
Tag 1: 10:00 Uhr bis ca. 21 Uhr, Tag 2: 9:00 Uhr bis ca. 17:30 Uhr
Erwartete Zahl an Teilnehmenden: 150 Personen
Die zu erbringenden Leistungen
Veranstaltungsräume
Um die gesetzten Ziele der Fachtagung zu erreichen, werden die folgenden Leistungen bezüglich
des Veranstaltungsräumlichkeiten benötigt:
1. Großer Plenarsaal
Bestuhlung für 150 bis 170 Personen in Reihenbestuhlung muss möglich sein. Es sollte
trotzdem noch ausreichend Platz für weitere Aktivitäten (z.B. Pinnwände, Tische für
Auslagen von Infomaterial, Aufsteller) vorhanden sein.
Bühne für Podiumsdiskussion mit etwa 4- 5 Personen
Rednerpult
Tageslicht
Technik: Leinwand, Beamer, Mikro am Rednerpult, 4 ungebundene Mikros,
Beschallungsanlage, ggf. Technikerleistung für den Steuerung der Anlage
Sehr guter Internetzugang für die Zuschaltung von online Formaten
2. Foyer (für Kaffeepausen und für Marketplace-Angebote)
zur Alleinnutzung für den Veranstalter oder
ein zusätzlicher großer Tagungsraum
Tageslicht von Vorteil
Voraussetzung: Unmittelbare Nähe zum Plenarsaal
3. Workshopräume: Anzahl 5 für je 25 30 Personen
Räume müssen groß genug sein, damit eine Bestuhlung in U-Form oder mit Tischinseln
möglich ist (konkrete Angabe erst kurz vor der Veranstaltung)
Tageslicht von Vorteil
Technik (je Raum): Leinwand, Beamer, Moderationskoffer, 2 Flipcharts, 3 Pinnwände
4. Bereich für die Einschreibung der Teilnehmenden am ersten Tag / und für die
Tagungsorganisation: Platz für mindestens 3 4 Tische
5. Barrierefreiheit der Räumlichkeiten inkl. der Waschräume/Toiletten.
6. Mittagspausen, Abendessen: Vorzugsweise sollte ein extra Bereich dafür zur Verfügung stehen.
Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Generalsekretariat
Internationale Zusammenarbeit
Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, Fachtagung KV 2020 Seite 3 / 4
Konferenzversorgung (150 Personen)
Tag 1, 19.10.2020
Begrüßungskaffee mit Beilage
Tagungsgetränke unlimitiert
Mittagspause als Buffet, inklusive Wasser auf den Tischen (weitere Getränke auf
Selbstzahlerbasis)
Kaffeepause am Nachmittag mit Beilage
Abend (ca. 18 Uhr): Sektempfang mit Fingerfood-Buffet (weitere Getränke auf
Selbstzahlerbasis)
Tag 2, 20.10.2020
Kaffeepause morgens
Kaffeepause am Nachmittag mit Beilage
Mittagspause wie an Tag 1
Tagungsgetränke unlimitiert
Für alle Mahlzeiten gilt: Die Angebote müssen vegetarische, vegane und Bedarfe an
Nahrungseinschränkungen berücksichtigen.
Vorbereitungszeit / Aufbau und Abbau durch den Veranstalter
Zugang für den Veranstalter zu den Räumlichkeiten für Vorbereitungen: 3 Stunden
mindestens vor Beginn der Veranstaltung am 1. Tag und 1,5 Stunden am 2. Tag
Benötigte Abbauzeit: ca. 1,5 Std. nach Veranstaltungsende
Vertragsbestandteil Stornierungsregelungen
Für die Berechnung der Anzahl der Tagungsteilnehmenden haben wir den Durchschnitt der
vergangenen Jahre genommen. Da die Teilnehmendenzahl variieren kann und wir dafür eine
gewisse Flexibilität benötigen, dürfen die Regelungen zu Stornierungen von Tagungspauschalen
nicht schlechter sein als:
100% nicht früher als 6 Monate vor Veranstaltungsbeginn
50% nicht früher als 4 Monate vor Veranstaltungsbeginn
20 % nicht früher als 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn
10 Teilnehmer bis mindestens 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn
Dem Angebot beizufügende Unterlagen / Informationen
Konferenzmappe zu den Räumlichkeiten, aus der hervorgeht, welche Größe die Räume haben, wo
sie sich im Gesamtobjekt befinden, wie der Zugang ermöglicht ist und ob Tageslicht vorhanden ist.
Alternativ können Sie diese Informationen auch im Angebot beschreiben. Wir behalten uns vor, die
Räumlichkeiten vor der Auftragsvergabe zu besichtigen. Bitte fügen Sie auch Ihre
Stornierungsregelungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei.
Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Generalsekretariat
Internationale Zusammenarbeit
Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, Fachtagung KV 2020 Seite 4 / 4
Zugschlagkriterien / Angebotsauswertung
Der Zuschlag erhält das am höchsten bewertete Angebot in Bezug auf die folgenden Kriterien:
Preis (30 %)
Eignung der Räumlichkeiten (40 %)
Erreichbarkeit für die Teilnehmenden. Wichtig hierbei ist die zentrale Lage in Berlin (Nähe
zum Hauptbahnhof) (30 %)
Zusatzpunkte / Abzug von Punkten: Stornierungsbedingungen
Dabei erfolgt die Punkteverteilung auf die Erfüllung der einzelnen Kriterien nach dem Schema:
0 Punkte = nicht erfüllt
1 Punkt = mangelhaft erfüllt
2 Punkte = ausreichend erfüllt
3 Punkte = befriedigend erfüllt
4 Punkte = gut erfüllt
5 Punkte = optimal erfüllt
Stornierungsbedingungen:
1 2 Punkte Abzug: Für den Veranstalter ungünstigere Stornierungsbedingungen, als oben
beschrieben.
1 2 Punkte Zugschlag: Für den Veranstalter günstigere Stornierungsbedingungen.
Ausschlusskriterium: Der Anbieter bietet nur einen Festvertrag an, der nicht stornierbar ist.
Die eingereichten Unterlagen müssen vollständig sein und bis zum 27. Dezember 2019
eingegangen sein. Der Bieter mit dem höchsten Punktwert erhält den Zuschlag.
Nebenangebote sind zulässig. Die Auswertung der Angebote findet nach der Abgabefrist bis zum
20.01.2020 statt. Bis zu diesem Datum müssen die Angebotspreise ihre Gültigkeit haben.

Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Deutsches-Rotes-Kreuz-Generalsekretariat/2019/11/3196862.html
Data Acquisition via: p8000000

 
 
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