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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-München - Vertragsverwaltung
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2019011109293569709 / 15041-2019
Veröffentlicht :
11.01.2019
Angebotsabgabe bis :
n.ow.Unkn
Dokumententyp : Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Zuschlagkriterien : Niedrigster Preis
Produkt-Codes :
79994000 - Vertragsverwaltung
DE-München: Vertragsverwaltung

2019/S 8/2019 15041

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Dienstleistungen
Legal Basis:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
(Generalverwaltung) Hofgartenstr. 8
München
80539
Deutschland
E-Mail: [1]vergabe@gv.mpg.de
NUTS-Code: DE

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: [2]www.mpg.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Einrichtung des privaten Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Grundlagenforschung

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Weitere Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung
eines zentralen Vertragsmanagements (Zwischenphase und Phase 3)
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79994000
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Siehe hierzu Ziffer II.2.4
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: 2 000 000.00 EUR
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE212
Hauptort der Ausführung:

München
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die beabsichtigte Beauftragung steht in engem Zusammenhang mit einer
Unterstützungsleistung für das MPG-weite Projekt Vertragsmanagement
ImProVe, die bereits Gegenstand eines EU-weiten
Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb ([3]2016/S 219-399103)
war. Beauftragt werden soll im Rahmen des seit längerer Zeit bereits
laufenden Projekts eine ergänzende Beratungsleistung zur Durchführung
einer sog. Zwischenphase, welche nach den bereits beendeten Phasen 1
und 2 des Projekts vor die Phase 3 auf Beschluss der Leitung der MPG
zusätzlich zur Akzeptanzsteigerung einzuschieben ist. Weiterhin soll
die bereits im ursprünglichen Wettbewerb dem Grunde nach enthaltene und
vergebene Beratung zur Durchführung der Phase 3 mit einem erweiterten
Umfang, der sich aus dem Projekt ergeben hat, beauftragt werden.

Die ursprünglich nicht vorgesehene Zwischenphase soll vor allem der
Initialisierung und Realisierung von Akzeptanzmaßnahmen dienen, die
über eine frühzeitige Adressierung an die wissenschaftliche
Leitungsebene verschiedener Max-Planck-Institute den erforderlichen
Change Prozess frühzeitig einleitet. Die Akzeptanzmaßnahmen und
zugehörigen Unterlagen sind jedoch nicht neu zu entwickeln, sondern
lediglich auf Basis von aus den Phasen 1 und 2 des Projekts bereits
vorhandenen Konzepten zielgruppenspezifisch anzupassen und entsprechend
zu vertiefen. Weiterhin sollen bereits umfangreich gestaltete
Vertragsprozesse in der Zwischenphase an einigen Stellen weiter
detailliert werden. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass im
Lenkungsausschuss des Projektes entschieden wurde, die IT-seitige
Umsetzung der Prozesse in Phase 3 zunächst, angepasst für die
spezifische und sehr heterogene IT-Struktur der MPG, nur für
Kernprozesse zu realisieren und erst sukzessive diese auszuweiten. Das
geplante Vorgehen bedingt zwingend eine tiefe Kenntnis dieser
MPG-IT-Struktur in der Generalverwaltung und an den Instituten und der
Ist-Analyse aus Phase 1 sowie der Prozessmodellierung aus Phase 2 des
Projektes. Schließlich umfasst die Zwischenphase die weitere
Detaillierung von bereits entwickelten IT-Anforderungen. Auch hierfür
ist nicht nur eine umfangreiche IT-Expertise und eine entsprechend
große verfügbare Personalausstattung nötig, sondern die wesentliche
Kenntnis aus der Erhebung und Auswertung über die Generalverwaltung und
die Institute der MPG.

Die Durchführung der Phase 3 des Projekts wird auf der Basis des nach
EU-weitem Vergabewettbewerb bereits vorhandenen Rahmenvertrages
beauftragt. Die Phase 3 umfasst die Einführung des entwickelten
Vertragsmanagements in der Generalverwaltung der MPG, in ausgewählten
Pilotinstituten und gegebenenfalls weiteren Instituten.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Gegenstand dieser Bekanntmachung ist die Beauftragung einer
Zwischenphase, an die sich die abschließende 3. Phase des
Gesamtprojekts auf der Basis des bereits vorhandenen Rahmenvertrages
anschließt.

Der Auftrag für diese Zwischenphase wird nicht vor Ablauf von 10
Kalendertagen nach der Veröffentlichung dieser Ex-ante Bekanntmachung
an den Auftragnehmer nach Ziffer V.2.3 erfolgen.

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
* Neue Bauleistungen/Dienstleistungen, die in der Wiederholung
ähnlicher Bau- oder Dienstleistungen bestehen und die gemäß den
strengen Vorschriften der Richtlinie vergeben werden

Erläuterung:

Der bestehende, im Umfang wie beschrieben zu ergänzende
Beratungsrahmenvertrag über das Vertragsmanagement-Projekt der MPG sah
ursprünglich 3 Phasen mit den wesentlichen Inhalten Erhebung
Ist-Zustand (1), Entwicklung Soll-Zustand (2) und Einführung des
entwickelten Vertragsmanagements (3) vor. Durch die Leitung der MPG
wurde entschieden, eine weitere Phase zwischen (2) und (3) zu ergänzen
(Zwischenphase). Deren wesentliche Inhalte sind oben unter II.2.4)
beschrieben. Während der Zwischenphase müssen neben diesen Inhalten die
umfassend begonnenen Arbeiten zur Vorbereitung der Auswahl und
Einführung passender IT-Tools unerwartet mit externer Unterstützung
abgerundet werden, weil MPG-intern die notwendigen Personalressourcen
nicht zur Verfügung stehen. Da gegebenenfalls nötige IT-Beschaffungen
große Zeitvorläufe erfordern, käme es ansonsten zu einer unvertretbaren
Zeitverzögerung.

Auf Basis des bestehenden Beratungsrahmenvertrages können daher nur die
eingearbeiteten Berater die Rechtsabteilung und die IT-Abteilung der
MPG-Generalverwaltung auch während der neuen Zwischenphase in dem
erforderlichen und vertragsmanagementspezifischen Umfang und Inhalt
unterstützen. Es handelt sich dabei nicht um eine klassische,
eigenständige IT-Beratung, sondern um eine Beratung, die adäquat an den
tiefgreifenden, aus der Erhebung und Modellierung (Phasen 1 und 2)
gewachsenen spezifischen, vertragsmanagement- sowie MPG-bezogenen
Erkenntnissen und Erfahrungen ansetzt. Den Beratern muss auch die
spezielle, durch die Dezentralität der MPG bedingte, heterogene
IT-Landschaft der Institute und der Generalverwaltung bekannt sein. Nur
so können für die MPG passende, bereits aus dem Projekt vorhandene
Vorgaben für die geforderte, prozessorientierte IT-Umsetzung vertieft
werden. In diesem Gesamtkontext besteht kein Raum für neue oder
abweichende konzeptionelle Ansätze. Die inhaltliche und IT-fachliche
Konzeptionierung des Projekts sowie die Akzentuierung der
vertragsmanagementspezifischen Themen stehen fest und werden nicht mehr
verändert. Nun geht es lediglich noch um inhaltliche Vertiefungen und
verschiedenste Detailarbeiten.

Im Ergebnis besteht keine Alternative zur Ausweitung des vorhandenen
Beratungsrahmenvertrags auf den geschilderten zusätzlichen
Leistungsumfang. Der Auftraggeber vertritt daher die Ansicht, dass
diese ergänzende Auftragsvergabe im Verhandlungsverfahren ohne
vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der
Europäischen Union zulässig ist, da der Auftrag nur von einem
bestimmten Unternehmen erbracht werden kann. Für die Auftragserteilung
ist die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Klingelhöferstr. 18,
10785 Berlin als Vertragspartner des Beratungsrahmenvertrages
vorgesehen. Im Interesse der Transparenz und unter Bezugnahme auf § 135
Abs. 3 GWB erfolgt diese Veröffentlichung.
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: [4]2016/S 219-399103

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Auftrags-Nr.: 1
Los-Nr.: 1
Bezeichnung des Auftrags:

Weitere Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung
eines zentralen Vertragsmanagements (Zwischenphase und Phase 3)
V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
09/01/2019
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern
vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Klingelhöfer Str. 18
Berlin
10785
Deutschland
NUTS-Code: DE3
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 2 000 000.00 EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Maximillianstr. 39
München
80538
Deutschland
E-Mail: [5]vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung; Sachgebiet
Vergabemanagement
Hofgarten 8
München
80539
Deutschland
E-Mail: [6]vergabe@gv.mpg.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
10/01/2019

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References

1. mailto:vergabe@gv.mpg.de?subject=TED
2. http://www.mpg.de/
3. https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:399103-2016:TEXT:DE:HTML
4. https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:399103-2016:TEXT:DE:HTML
5. mailto:vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de?subject=TED
6. mailto:vergabe@gv.mpg.de?subject=TED

 
 
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