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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Bonn - Relaunch Hochschul-Reports
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2018120311503105858 / 866463-2018
Veröffentlicht :
03.12.2018
Anforderung der Unterlagen bis :
08.01.2019
Angebotsabgabe bis :
08.01.2019
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
72000000 - IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Relaunch Hochschul-Reports

DFG
Vergabeunterlagen
Relaunch Hochschul-Reports
Auftraggeber: Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V., 53170 Bonn
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG) ist die zentrale Selbstverwaltungsorganisa-tion der deutschen Wissenschaft.
Mitglieder der DFG sind Hochschulen, andere Einrichtungen der Forschung von allgemeiner Bedeutung, Akademien der Wissenschaften
und wissenschaftli-che Verbände. Die Hauptaufgabe der DFG ist die Förderung erkenntnisgeleiteter Forschung, in nach ihrer
wissenschaftlichen Qualität ausgewählten Forschungsprojekten in Universitäten und anderen von der Öffentlichen Hand
getragenen Forschungseinrichtungen. Detaillierte Informati-onen zu den Aufgaben und zur Struktur der DFG sind dem Internet zu
entnehmen: http://www.dfg.de.
Verfahrensart: öffentliche Ausschreibung
Vertragsart: Dienstleistungsauftrag
Ausführungszeitraum: voraussichtlich Februar 2019 bis Mai 2019
Arbeitssprache: Deutsch
A. Art und Umfang der Leistung (Leistungsbeschreibung)
I. Hintergrundinformationen
Seit 2006 informiert die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) mit einem Hochschul-Report die Leitungen der
DFG-Mitgliedshochschulen sowie die Vertrauensdozentinnen und -dozenten über bewilligte DFG-Projekte an der jeweiligen
Einrichtung.
Neben grafischen Übersichten zur DFG-Förderung enthält der Bericht eine Übersicht zu An-tragsbeteiligungen an Koordinierten
Programmen sowie eine nach Fakultäten und Instituten ge-gliederte Einzeldarstellung der neu bewilligten und der auf
Vorjahresbewilligungen zurückge-henden laufenden Projekte.
Diese Aufstellungen werden als für den Druck optimierten Bericht (PDF) elektronisch zur Verfü-gung gestellt.
Das Berichtskonzept wird derzeit inhaltlich und gestalterisch überarbeitet. In diesem Zusam-menhang soll die Produktion des
Berichts von Crystal Reports 2008 in SQL Server Reporting Services (SSRS) 2012 in MS-SQL überführt werden. Zu diesem Zweck
wird eine den bisheri-gen Stand des Berichts und die Überarbeitung berücksichtigende, in SSRS 2012 lauffähige
Re-port-Definition für die automatisierte Produktion der druckoptimierten Berichte (Berichtsproto-typ) benötigt.
Konkret soll der Berichtsprototyp als parametergesteuerter Report mit Abbildungen und Tabel-len sowie Texten basierend auf den
Vorgaben und eines Entwurfs des Auftraggebers erstellt werden. Diese umfassen:
- ein Deckblatt
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Vergabeunterlagen: Relaunch Hochschul-Reports
DFG
- ein Impressum
- Inhalts-, Tabellen- und Abbildungsverzeichnis
- Einleitungstexte
- ein jährlich wechselndes Fokusthema mit ein bis zwei statischen Abbildungen und stati-schem Text
- Übersichten zur DFG-Förderung insgesamt mit zwei bis vier statischen Abbildungen und Texten
- Übersichten zur DFG-Förderung an der jeweiligen Hochschule mit vier bis sechs datenge-nerierten Abbildungen (dieselben
Abbildungen mit unterschiedlichen Daten je Hochschule) sowie datenbasierten generierten Textbausteinen.
- Zwei Anhänge mit Listen in tabellarischer Form (dasselbe Format mit unterschiedlichen Daten je Hochschule) von variierender
Länge (je nach Hochschule) sowie z.T. automatisch befüllten Lückentexten
- Ein Anhang, der Datengrundlage und Definitionen beschreibt, mit zwei statischen Tabellen und statischem Text
Ein Ausschnitt des derzeitigen Berichts mit fiktiven Zahlen erstellt mit Crystal Report findet sich unter Anlage A.
Nach der Abstimmung des Prototyps soll ein Datensatz vom Auftraggeber als Basis für die Pro-duktion der aktuell 69 Berichte
dienen.
II. Art und Umfang der Leistung
Phase 1: Beratung
Die Beratung soll alle Aspekte umfassen, die für die Erstellung des Berichts-Prototyps im Rah-men der vom Auftraggeber und
Auftragnehmer genutzten Dateninfrastruktur notwendig sind. Es soll ein Datenmodell, ausgehend vom derzeitig genutzten
Datenmodell, abgestimmt werden für die Aufbereitung der Datensätze. Dies kann zum Beispiel die Lieferung des Datensatzes als
Excel Datei sein. Die Beratung soll auch auf gestalterische Fragen im Bezug zu möglichen
Dar-stellungsformen/Abbildungen/Tabellen in der vom Auftragnehmer und Auftraggeber genutzten Software eingehen. Sollte eine
Weiterentwicklung der zugrundeliegenden Softwareinfrastruktur nötig sein (zum Beispiel durch eine Zusatzsoftware (Add-on)), um
grafische Elemente und Textformatierung bei SSRS zu unterstützen soll dies ebenfalls abgedeckt sein.
Der Auftragnehmer steht hierfür für circa zwei Beratungsgespräche in der DFG-Geschäftsstelle in Bonn und im Nachgang
telefonisch und per Mail zur Verfügung. Im Anschluss der Bera-tungsgespräche und vor der Bearbeitung nimmt der Auftragnehmer
gemeinsam mit dem Auf-traggeber eine Schätzung des Aufwands in Personentagen vor. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer
bei Bedarf weiterführende Informationen über die IT-technischen Rahmenbe-dingungen vor Ort (Hardware und Software) zur
Verfügung.
Phase 2: Erstellung eines Berichts-Prototypen in SSRS-Umgebung
Ausgehend vom Ist-Stand des Reports im Crystal-Enterprise-Reporting-System und einem Ent-wurf im Word-Format des Auftraggebers
soll ein abnahmefähiges Pendant in der SSRS-Repor-ting-Software erstellt werden. Dabei werden die von Auftraggeber definierten
Gestaltungs- und Datenstandards für den Berichtsprototypen sowie Maßgaben bezüglich der Qualitätssicherung
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Vergabeunterlagen: Relaunch Hochschul-Reports
DFG
der Arbeiten berücksichtigt. In Fällen, in denen keine direkte Umsetzung der Wünsche des Auf-traggebers möglich ist,
entwickelt der Auftragnehmer einen Alternativvorschlag und legt diesen dem Auftraggeber vor.
Im Rahmen des Angebots soll es für den Auftraggeber möglich sein, die Produktion der Be-richte mit dem vom Arbeitnehmer
bereitgestellten Berichts-Prototypen selbst durchzuführen auf der Infrastruktur der DFG.
Lieferleistung:
- Ausarbeitung eines Berichtsprototyps mit datenbasierten Texten und Gestaltungsele-menten, in den automatisiert Daten
eingelesen werden können und der ggf. auch vom Auftraggeber langfristig selbst abgeändert werden kann (ggf. mit Einführung
der Zusatz-software)
- Eigenschaften des Berichtsprototyps:
o Gestaltung und Inhalte entsprechen dem vom AG zur Verfügung gestellten Ent-wurf
o Export als druckoptimiertes PDF-Format (A4, Kopf- und Fußzeilen nach Vor-gabe) möglich
o Abbildungen werden als hochauflösende, druckoptimierte Vektorgrafiken gene-riert oder eingebunden, wenn es sich um externe,
nicht-generierte Grafiken han-delt
o Einheitliche Abbildungen
o Die angegebenen Seiten bei den Inhalts-, Tabellen- und Abbildungsverzeichnis-sen sollen mit Links innerhalb des Berichts
anwählbar sein
o Layout ist konsistent mit Corporate Design (siehe Anlagen C, D und E)
o Darstellung der Texte und Größe der Abstände einheitlich
o Automatische Ergänzung einer leeren Seite, wenn die Zahl der letzten Seite un-gerade ist
- Durchführung aller Arbeiten die notwendig sind, so dass der Auftraggeber die 69 Be-richte mit dem von Auftraggeber dem
Arbeitnehmer zu Testzwecken bereitgestellten Datensätzen befüllen kann
- Prüfung des Berichtsprototypen, u.a. basierend auf einer vom Auftraggeber bereitge-stellten Checkliste.
- Bereitstellung von 4 Berichten vorab als Stichprobe für eine Qualitätssicherung seitens des Auftraggebers.
- Änderungen und Nacharbeiten im Rahmen des Abnahmeprozesses.
- Dokumentation und Einführung in die weitere Verwendung des Berichts-Prototyps
Mitwirkungsleistung des Auftraggebers:
- Der Auftraggeber stellt einen Entwurf des Berichts in einem Microsoft Word Dokument mit Texten sowie Abbildungen und separat
zwei Listen als Anhänge als Basis zur Verfü-gung, so dass der Arbeitnehmer einen entsprechenden Berichts-Prototypen in einer
Re-porting-Umgebung erstellen kann
- Bereitstellung der für die Anfertigung des Berichts zu verwendenden Corporate Design-Richtlinien
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Vergabeunterlagen: Relaunch Hochschul-Reports
DFG
- Zulieferung der einzulesenden Daten zu Testzwecken in einer vorab abgestimmten Form im Excel-Format oder Remote-Access zur
Datenbank inklusive Beschreibung der Daten
- Abnahme des Bericht-Prototyps
- Bei Bedarf Zulieferung von Informationen über die IT-technischen Rahmenbedingungen vor Ort (Hardware und Software)
- Qualitätssicherung durch eine Stichprobe der 4 Berichte, die vorab bereitgestellt wer-den.
III. Projektorganisation und Laufzeit
Im Rahmen des Auftrags durch die DFG soll der Auftragnehmer in dem ersten Arbeitspaket (Phase 1) für sowohl die Beratung als
auch im zweiten Arbeitspaket (Phase 2) für die techni-sche Konfiguration einer Berichtsvorlage telefonisch, per Mail und nach
terminlicher Absprache vor Ort bei der DFG für Besprechungstermine zur Verfügung stehen.
Der Start-Termin für die Beratungs- und Konzeptionsphase (Phase 1) liegt voraussichtlich An-fang Februar 2019. Der neue
Berichts-Prototyp (Phase 2) soll voraussichtlich bis Ende April 2019 qualitätsgesichert und final vorliegen.
Im Anschluss soll eine Einführung (max. eintägiger Workshop) für die weitere Verwendung des Berichtsprototyps in der
DFG-Geschäftsstelle (und in die eventuell genutzte Zusatzsoftware) erfolgen, so dass der Auftraggeber in der Lage ist in den
folgenden Jahren selbst Änderungen an dem Prototyp vorzunehmen.
B. Durchführung des Verfahrens
I. Einzureichende Unterlagen
Mit dem rechtsverbindlich unterschriebenen Angebot sind für die Beurteilung der Eignung des Bieters folgende Unterlagen
vorzulegen
1. Eigenerklärungen (Ausschlusskriterien)
(Eigen)erklärungen darüber, dass
über das Vermögen des Bieters kein Insolvenz- oder ein vergleichbares gesetzliches Ver-fahren eröffnet bzw. die Eröffnung
beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abge-lehnt wurde,
sich der Bieter nicht in der Liquidation befindet,
der Bieter der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung
nachgekommen ist,
die Ausschlussvoraussetzungen gem. 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen.
Es wird darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber unabhängig von der Eigenerklärung gem. 19 Abs. 1 MiLoG das Recht hat,
jederzeit zusätzliche Auskünfte des Gewerbezentralregisters nach 150 a GewO anzufordern ( 19 Abs. 3 MiLoG). Bei Aufträgen
ab einer Höhe von 30.000 netto fordert der Auftraggeber in jedem Fall für die Bieterin oder den Bieter, die oder der den
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Vergabeunterlagen: Relaunch Hochschul-Reports
DFG
Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregis-ter nach 150 a GewO an.
2. Referenzen (Ausschlusskriterium)
Nachweis erfolgreich erbrachter Dienstleistungen anhand von mindestens einer Referenz, die im Wesentlichen in Art und Umfang
mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist.
Können eines oder mehrere der genannten Ausschlusskriterien nicht erfüllt werden, führt dies zum Ausschluss von der Vergabe.
Ferner sind für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes folgende Unterlagen vorzulegen:
3. Kurzdarstellung der Kenntnisse des Umgangs mit SQL Server Reporting Services (SSRS) (Bewertungskriterium 1)
Geben Sie bitte an, ob und in welchem Umfang Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die für die Bearbeitung des Auftrags bei der DFG
eingesetzt werden, über Erfahrung mit und Kenntnisse zu SQL Server Reporting Services und Add-ons hierzu verfügen. Die
Kenntnisse sind über entsprechende Zertifikate oder Ausbildungsnachweise (Eigenerklärungen dazu reichen aus) und
Mitarbeiterprofile zu belegen.
4. Arbeitsproben/Beispiele von grafischen Umsetzungen in SSRS (Bewertungskriterium 2)
Legen Sie Ihrer Bewerbung bitte exemplarisch drei bis vier mit SSRS umgesetzte Grafiken bei.
5. Ausgefülltes Preisblatt (s. Anlage B) (Bewertungskriterium 3)
6. Auflistung der Technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 4 der Anlage F) (Vorbereitung für den Abschluss der
Auftragsvereinbarung)
II. Hinweis zu Änderungsverbot von Vertragsunterlagen
Änderungen der Vertragsunterlagen und ihrer Anlagen führen zum Ausschluss des Angebo-tes des Bieters. Allgemeine
Geschäftsbedingungen des Bieters sind nicht zugelassen. An-gebote, die solche enthalten, werden zwingend ausgeschlossen.
III. Hinweise für Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer
Bietergemeinschaften haben im Angebot jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für
den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Ferner hat jeder Bieter das Angebot zu unterschreiben.
Eventuelle Unterauftragnehmer und deren Leistungen sind zu benennen.
IV. Ablauf des Vergabeverfahrens
Das Verfahren findet in folgenden Schritten und mit folgenden Terminen statt:
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Vergabeunterlagen: Relaunch Hochschul-Reports
DFG
1. Frist für Bieterfragen ist Donnerstag, 20. Dezember 2018, 14:00 Uhr
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich den Auftraggeber vor
Angebotsabgabe schriftlich darauf hin-zuweisen.
2. Frist für die Einreichung des Angebots ist Dienstag, 8. Januar 2019, 12:00 Uhr
Das Angebot ist in 2-facher Ausfertigung zzgl. einer Kopie auf einer CD-ROM in einem ver-schlossenen Briefumschlag zuzustellen
an:
Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG)
Informationsmanagement, Raum KS 1.1.14a
Judith Wagner
Angebot zur Vergabe Relaunch Hochschul-Reports
Kennedyallee 5
53175 Bonn
Später eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.
3. Zuschlagsfrist: Der Zuschlag wird voraussichtlich in KW 4/2019 erteilt.
Mit Zuschlag wird eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen, vgl. Anlage F.
4. Angebotsbindefrist: Die Bindefrist läuft bis 15.02.2019. Der Bieter erklärt sich durch die Abgabe seines Angebotes mit der
Angebotsbindefrist einverstanden.
V. Wertungskriterien und Gewichtung
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung der Wirtschaftlich-keit erfolgt auf der Grundlage
des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, 127 GWB i.V. mit 58 Abs. 1 und 2 VgV.
Die Darstellungen im schriftlichen Angebot des Bieters werden nach folgenden Zuschlags-kriterien bewertet:
Leistung und
Preis (vgl. Hinweise auf dem Preisblatt)
Das Preis-/Leistungsverhältnis wird gemäß der einfachen Richtwertmethode gemäß Kap. F. 4.2.3. UfAB 20181 ermittelt. Bei
gleicher Kennzahl richtet sich das führende Angebot nach dem niedrigeren Bewertungspreis.
Die Leistung wird nach folgenden Bewertungskriterien bewertet und gewichtet:
Bewertungskriterium 1 (Gewichtung 50%): Kurzdarstellung der Kenntnisse des Um-gangs mit SQL Server Reporting Services
(Bewertung anhand der Qualifikationen und Erfahrungen der Mitarbeiter des Unternehmens bewertet. Je mehr (inhaltliche und
zeitliche) Erfahrung und Kenntnisse das Unternehmen aufweisen kann, desto mehr Punkte erhält es.)
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Vergabeunterlagen: Relaunch Hochschul-Reports
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Bewertungskriterium 2 (Gewichtung 50%): Arbeitsproben/Beispiele von grafischen Umsetzungen in SSRS (Bewertung anhand von
folgenden Unterkriterien: hochauflö-sende Grafiken, übersichtliche Darstellung, einheitliche Beschriftungen, gleichmä-ßige
Abstände, geeignete Farbgebung, Aussage ist leicht zu erschließen, geeignete Diagrammart)
Für die Ermittlung der Leistungspunkte werden pro Leistungskriterium (Unterkriterien) maxi-mal 10 Punkte vergeben. Die von den
Bietern erzielten Bewertungspunkte werden mit der entsprechenden Gewichtung multipliziert, die Ergebnisse werden addiert.
Der Bewertungspreis entspricht dem Gesamtkostenfestpreis (brutto).
C. Zahlungsbedingungen
Zahlungen erfolgen nach Abnahme und aufgrund einer prüffähigen Rechnung in 2-facher Ausfertigung. Die Rechnung ist von dem
Auftragnehmer entsprechend des dem Zuschlag zugrundeliegenden Preisblattes zu spezifizieren.
Als Zahlungsziel werden 14 Tage nach Eingang der Rechnung vereinbart. Verzug tritt erst nach Ablauf von 30 Tagen ein. Zahlungen
erfolgen auf das in der jeweiligen Rechnung an-gegebene Konto.
Die Rechnungsadresse lautet:
Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG)
Gruppe Informationsmanagement
William Dinkel
53170 Bonn
D. Nutzungsrechte, Vertraulichkeit
Der Anbieter verpflichtet sich, sämtliche Nutzungs- und Verwertungsrechte an den Ergebnis-sen des Projektes der DFG zu
überlassen. Insbesondere überträgt der Anbieter unbefristet der DFG das ausschließliche räumliche, zeitliche und
inhaltliche Verwertungsrecht an den vom Anbieter im Rahmen des Auftrags erstellten Ergebnissen.
Alle dem Anbieter im Rahmen dieses Ausschreibungsverfahrens sowie des Projektes oder der Angebotserstellung zur Verfügung
gestellten oder bekannt werdenden DFG-internen Da-ten sind absolut vertraulich zu behandeln. Der Anbieter ist zur
Verschwiegenheit über alle ihm bei der Durchführung bekannt gewordenen Tatsachen verpflichtet. Die Pflicht zur abso-luten
Vertraulichkeit dauert auch nach Beendigung der Zusammenarbeit an.
E. Rechtsklausel
Es gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B).
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DFG
F. Ansprechpartner/in
Judith Wagner
Gruppe Informationsmanagement
E-Mail: judith.wagner@dfg.de
G. Anlagen
Anlage A: Ausschnitt des derzeitigen noch nicht überabeiteten Stands des Hochschul-Re-ports mit fiktiven Daten
Anlage B: Preisblatt
Anlage C: Corporate Design
Anlage D: Förderatlas 2018 (Beispiel eines Berichts der im Corporate Design erstellt wurde)
Anlage E: Jahresbericht der DFG 2017 (Beispiel eines Berichts der im Corporate Design erstellt wurde, vor allem ab Seite 176)
Anlage F: Entwurf Auftragsvereinbarung mit Anhängen 1 - 5

Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Deutsche-Forschungsgemeinschaft-e-V/2018/11/2675715.htmlRelaunch
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