(1) Searching for "2018071622084364940" in Archived Documents Library (TED-ADL)

Ausschreibung: Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence - DE-Bonn
IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Dokument Nr...: 863186-2018 (ID: 2018071622084364940)
Veröffentlicht: 16.07.2018
*
  Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
DFG
Vergabeunterlagen
Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Con-fluence
Auftraggeber: Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V., 53170 Bonn
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG) ist die zentrale Selbstverwaltungsorganisa-tion der deutschen Wissenschaft.
Mitglieder der DFG sind Hochschulen, andere Einrichtungen der Forschung von allgemeiner Bedeutung, Akademien der Wissenschaften
und wissenschaftli-che Verbände. Die Hauptaufgabe der DFG ist die Förderung erkenntnisgeleiteter Forschung, in nach ihrer
wissenschaftlichen Qualität ausgewählten Forschungsprojekten in Universitäten und anderen von der Öffentlichen Hand
getragenen Forschungseinrichtungen. Detaillierte Informati-onen zu den Aufgaben und zur Struktur der DFG sind dem Internet zu
entnehmen: http://www.dfg.de.
Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung
Vertragsart: Dienstleistungsauftrag
Ausführungszeitraum: vrs. ab August 2018 mit einer Laufzeit von zwei Jahren und einer zwei-maligen Verlängerungsoption von je
einem Jahr (Laufzeit maximal 4 Jahre)
Arbeitssprache: Deutsch
A. Art und Umfang der Leistung (Leistungsbeschreibung)
Gegenstand der Ausschreibung sind Softwarepflege- und Administrations-Leistungen für die An-wendungen JIRA Software und
Confluence des Herstellers Atlassian. Weitere zu erbringenden Leistungen sind die Durchführung von Schulungen und die Beratung
zur Konfiguration der An-wendungen.
Die Gruppe Informationsmanagement (I-IM, im Folgenden auch: Auftraggeber bzw. AG) der Deutschen Forschungsgemeinschaft setzt
seit 2010 Produkte der Firma Atlassian ein, für das Auftragsmanagement und die Vorgangsverwaltung die Anwendung JIRA Software,
für das in-terne Wissensmanagement die Anwendung Confluence.
Die Applikationen werden gegenwärtig vom Rechenzentrum der DFG und fachlichen Adminis-tratoren in der Gruppe I-IM betrieben.
Der technische Betrieb der Infrastruktur, die Bereitstellung und der Betrieb der Hardware inkl. Betriebssystem sowie das
Hosting der Datenbank- und Web-Server erfolgt im DFG-internen Rechenzentrum. Die Anwendungen sind in einer Produktions- und
einer Testumgebung im Einsatz und sind in beiden Umgebungen zu betreuen.
Die Gruppe I-IM sucht einen Dienstleister (DL), der vorrangig Konsolidierungs-, Beratungs- bzw. Schulungs- sowie
Entwicklungsleistungen zu den Anwendungen im Linienbetrieb zur Verfügung stellt. Des Weiteren soll der Dienstleister bei
Störungen beider Anwendungen im Linienbetrieb zur Verfügung stehen und bei Bedarf auch proaktiv notwendige Wartungsarbeiten
durchführen.
Weiterer Bestandteil der Ausschreibung sind zusätzliche Anpassungen an beiden Anwendungen aufgrund geänderter Bedarfe seitens
des Auftraggebers.
Seite 2 von 5
Vergabeunterlagen: Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA
und Confluence
DFG
Details zur ausgeschriebenen Leistung sind inhaltlich der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) sowie rechtlich dem Vertragsentwurf
(Anlage 3) zu entnehmen.
B. Durchführung des Verfahrens
I. Einzureichende Unterlagen
Mit dem rechtsverbindlich unterschriebenen Angebot sind für die Beurteilung der Eignung des Bieters folgende Unterlagen
vorzulegen
1. Eigenerklärungen (Ausschlusskriterien)
(Eigen)erklärungen darüber, dass
 über das Vermögen des Bieters kein Insolvenz- oder ein vergleichbares gesetzliches Ver-fahren eröffnet bzw. die Eröffnung
beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abge-lehnt wurde,
 sich der Bieter nicht in der Liquidation befindet,
 der Bieter der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung
nachgekommen ist,
 alle dem Anbieter im Rahmen dieser Ausschreibung bekannt werdenden DFG-internen Daten absolut vertraulich behandelt werden,
 die Ausschlussvoraussetzungen gem.  19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen.
Es wird darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber unabhängig von der Eigenerklärung gem.  19 Abs. 1 MiLoG das Recht hat,
jederzeit zusätzliche Auskünfte des Gewerbezentralregis-ters nach  150 a GewO anzufordern ( 19 Abs. 3 MiLoG). Bei Aufträgen
ab einer Höhe von 30.000  netto fordert der Auftraggeber in jedem Fall für die Bieterin oder den Bieter, die oder der den
Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbe-zentralregister nach  150 a GewO an.
2. Angaben zum Firmenprofil (Ausschlusskriterium)
Fügen Sie bitte Unterlagen mit Angaben zum Firmenprofil (Gründungsjahr, Hauptsitz, ggf. Nie-derlassungen, Rechtsform des
Unternehmens, Anzahl Mitarbeiter/innen) bei.
Bitte nennen Sie uns zudem einen für die Gesamtkoordination verantwortlichen Ansprechpartner für die DFG.
3. Referenzen (Ausschlusskriterium)
Nachweis erfolgreich erbrachter Dienstleistungen anhand von mindestens drei Referenzen, die im Wesentlichen in Art und Umfang
mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind und nicht älter als fünf Jahre sind.
Können eines oder mehrere der genannten Ausschlusskriterien nicht erfüllt werden, führt dies zum Ausschluss von der Vergabe.
Seite 3 von 5
Vergabeunterlagen: Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA
und Confluence
DFG
Ferner sind für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes folgende Unterlagen vorzulegen:
4. Kurzdarstellung der Kenntnisse der Produkte (Bewertungskriterium 1)
Geben Sie bitte an, ob und in welchem Umfang Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die bei der DFG eingesetzt werden, über Erfahrung
mit und Kenntnisse zu den Produkten JIRA Software und Confluence der Firma Atlassian verfügen. Die Kenntnisse sind über
entsprechende Zertifikate oder Ausbildungsnachweise (Eigenerklärungen dazu reichen aus) und Mitarbeiterprofile zu be-legen.
Geben Sie bitte an, ob ihr Unternehmen Teil des Atlassian Solution Partner Programmes ist.
5. Ausgefülltes Preisblatt (s. Anlage 2) (Bewertungskriterium 2)
II. Hinweis zu Änderungsverbot von Vertragsunterlagen
Änderungen der Vertragsunterlagen und ihrer Anlagen führen zum Ausschluss des Angebo-tes des Bieters. Allgemeine
Geschäftsbedingungen des Bieters sind nicht zugelassen. An-gebote, die solche enthalten, werden zwingend ausgeschlossen.
III. Hinweise für Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer
Bietergemeinschaften haben im Angebot jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für
den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Ferner hat jeder Bieter das Angebot zu unterschreiben.
Eventuelle Unterauftragnehmer und deren Leistungen sind zu benennen.
IV. Ablauf des Vergabeverfahrens
Das Verfahren findet in folgenden Schritten und mit folgenden Terminen statt:
1. Frist für Bieterfragen ist Dienstag, 31. Juli 2018, 14:00 Uhr
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bie-ter unverzüglich den Auftraggeber vor
Angebotsabgabe schriftlich darauf hinzuweisen.
Bieterfragen und Antworten werden bei den Vergabeunterlagen auf der Homepage des Auf-traggebers veröffentlicht
(http://www.dfg.de/service/vergabeverfahren/index.html).
2. Frist für die Einreichung des Angebots ist Dienstag, 7. August 2018, 12:00 Uhr
Das Angebot ist in 2-facher Ausfertigung zzgl. einer Kopie auf einer CD-ROM in einem ver-schlossenen Briefumschlag zuzustellen
an:
Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG)
Wirtschaft, Revision und Compliance, Raum E-311
Lisa Dallinger
Angebot zur Vergabe Support und Weiterentwicklung JIRA und Confluence
Kennedyallee 40
53175 Bonn
Später eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.
3. Zuschlagsfrist: Der Zuschlag wird voraussichtlich in KW 33 erteilt.
Seite 4 von 5
Vergabeunterlagen: Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA
und Confluence
DFG
4. Angebotsbindefrist: Die Bindefrist läuft bis 10.09.2018. Der Bieter erklärt sich durch die Abgabe seines Angebotes mit der
Angebotsbindefrist einverstanden.
V. Wertungskriterien und Gewichtung
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.
- Bewertungskriterium 1: Qualität und
- Bewertungskriterium 2: Preis
werden gleich gewichtet.
Die Qualität wird anhand der Erfahrungen und Kenntnisse der Mitarbeiter des Unternehmens bewertet. Je mehr (inhaltliche und
zeitliche) Erfahrung und Kenntnisse das Unternehmen aufweisen kann, desto mehr Punkte erhält es. Wenn das Unternehmen Teil des
Atlassian Solution Partner Programmes ist, fließt dies ebenfalls positiv in die Bewertung ein.
Für die Ermittlung der Leistungspunkte werden pro Leistungskriterium (Unterkriterium) maxi-mal 10 Punkte vergeben. Die von den
Bietern erzielten Bewertungspunkte werden mit der entsprechenden Gewichtung multipliziert, die Ergebnisse werden addiert.
Der Bewertungspreis sind die für die maximale Laufzeit von 4 Jahren (teilweise vom Auf-traggeber geschätzt) anfallenden
Kosten. Diese umfassen 48 Monate Support und Wartung beider Atlassian-Produkte im Linienbetrieb, die vom Auftraggeber
geschätzte Anzahl anfal-lender PT für die unter B. genannten Leistungen sowie Reisekosten für eine vom Auftragge-ber
geschätzte Anzahl von 10 anfallenden Anwesenheitstagen in der Geschäftsstelle der DFG in Bonn (vgl. Hinweise auf dem
Preisblatt).
Es wird gemäß der einfachen Richtwertmethode bewertet.
Der Zuschlag erfolgt aufgrund dieses Ergebnisses.
C. Nutzungsrechte, Vertraulichkeit
Der Anbieter verpflichtet sich, sämtliche Nutzungs- und Verwertungsrechte an den Ergebnis-sen des Projektes der DFG zu
überlassen. Insbesondere überträgt der Anbieter unbefristet der DFG das ausschließliche räumliche, zeitliche und
inhaltliche Verwertungsrecht an den vom Anbieter im Rahmen des Auftrags erstellten Ergebnissen.
Alle dem Anbieter im Rahmen dieses Ausschreibungsverfahrens sowie des Projektes oder der Angebotserstellung zur Verfügung
gestellten oder bekannt werdenden DFG-internen Da-ten sind absolut vertraulich zu behandeln. Der Anbieter ist zur
Verschwiegenheit über alle ihm bei der Durchführung bekannt gewordenen Tatsachen verpflichtet. Die Pflicht zur abso-luten
Vertraulichkeit dauert auch nach Beendigung der Zusammenarbeit an.
D. Rechtsklausel
Es gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B).
Seite 5 von 5
Vergabeunterlagen: Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA
und Confluence
DFG
E. Ansprechpartner/in
Fachlich: Simon Kist
Gruppe Informationsmanagement
E-Mail: Simon.Kist@dfg.de
Kaufmännisch: Lisa Dallinger
Gruppe Wirtschaft, Revision und Compliance
E-Mail: vergabe@dfg.de
F. Anlagen
Anlage 1: Leistungsbeschreibung
Anlage 2: Preisblatt
Anlage 3: Vertragsentwurf
Seite 1 von 8
Leistungsbeschreibung : Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
Deutsche Forschungsgemeinschaft DFG
Vergabeunterlagen Support und Weiterentwick-lung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
Anlage 1: Leistungsbeschreibung
Seite 2 von 8
Leistungsbeschreibung : Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
1. Kurzbeschreibung des Ausschreibungsgegenstandes
Gegenstand der Ausschreibung sind Softwarepflege- und Administrations-Leistungen für die Anwendungen JIRA Software und
Confluence des Herstellers Atlassian. Weitere zu erbrin-genden Leistungen sind die Durchführung von Schulungen und die
Beratung zur Konfiguration der Anwendungen.
Die Gruppe Informationsmanagement (I-IM, im Folgenden auch: Auftraggeber bzw. AG) der Deutschen Forschungsgemeinschaft setzt
seit 2010 Produkte der Firma Atlassian ein, für das Auftragsmanagement und die Vorgangsverwaltung die Anwendung JIRA Software,
für das in-terne Wissensmanagement die Anwendung Confluence.
Die Applikationen werden gegenwärtig vom Rechenzentrum der DFG und fachlichen Adminis-tratoren in der Gruppe I-IM betrieben.
Der technische Betrieb der Infrastruktur, die Bereitstel-lung und der Betrieb der Hardware inkl. Betriebssystem sowie das
Hosting der Datenbank- und Web-Server erfolgt im DFG-internen Rechenzentrum. Die Anwendungen sind in einer Pro-duktions- und
einer Testumgebung im Einsatz und sind in beiden Umgebungen zu betreuen.
Die Gruppe I-IM sucht einen Dienstleister (DL), der vorrangig Konsolidierungs-, Beratungs- bzw. Schulungs- sowie
Entwicklungsleistungen zu den Anwendungen im Linienbetrieb zur Verfügung stellt. Des Weiteren soll der Dienstleister bei
Störungen beider Anwendungen im Linienbetrieb zur Verfügung stehen und bei Bedarf auch proaktiv notwendige Wartungsarbei-ten
durchführen.
Weiterer Bestandteil der Ausschreibung sind zusätzliche Anpassungen an beiden Anwendun-gen aufgrund geänderter Bedarfe
seitens des Auftraggebers.
2. Derzeitige Systemkonfigurationen der Anwendungen JIRA und Confluence
JIRA Software
Confluence
 Installierte Version: 7.1.4
 Eingesetzte Add-Ons:
o Automation Module
o Eigenschaftenbedingungen der Entität
o Filter Deletion Warning Plugin
o JIRA Automation Plugin
o JIRA Automation SPI
o JIRA Feature Keys
o JIRA Subversion plugin
o JIRA Suite Utilities
o Soy Function Plugin
 Installierte Version: 5.10.8
 Eingesetzte Add-Ons:
o bitvoodoo Registration Plugin
o Easy Numbered Headings
o Glossary
o Live Input Macros
o PocketQuery
o RB Supplier - Core
o RB Support - Core
o Spectrum Formatting Macros
o spectrum-api
Seite 3 von 8
Leistungsbeschreibung : Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
JIRA Software
Confluence
 ca. 40 Nutzer
 ca. 20 Benutzergruppen
 ca. 11 Projekte mit eigenen Vor-gangstypen, Workflows und Einga-bemasken
 DB-Backend: MS SQL Server
 Apllikationsserver: Apache Tomcat
o Tableenhancer for Con-fluence
o Viewtracker Plugin
o Visibility Plugin
 ca. 40 Nutzer
 ca. 10 Globale Bereiche
 DB-Backend: MS SQL Server
 Apllikationsserver: Apache Tomcat
3. Leistungen des Dienstleisters
Von dem Dienstleister werden Services auf den Gebieten Beratung, Technische Umsetzung und Schulung/Dokumentation erwartet.
Diese lassen sich wie folgt spezifizieren:
3.1 Beratung
 Beratung zu
o Installation und Konfiguration von JIRA und Confluence
o Einsatz von Anwendungserweiterungen und Templates
o Administration der Applikationen
 Anforderungsmanagement
o Identifizieren von Kundenanforderungen
o Unterstützung bei der Beschreibung der relevanten fachlichen und technischen Anforderungen
3.2 Technische Umsetzung
 Installation, Upgrades und Konfiguration für JIRA & Confluence
o Konfiguration der Datenbanken für JIRA/Confluence
o Installation und Konfiguration von Anwendungs- und Security-Updates
o Installation und Konfiguration von Add-Ons und zugehörigen Updates
o Konfiguration und Bereitstellung der Anwendungs-URL
o Integration von Confluence und JIRA
o Integration in bestehende LDAP- und Single-Sign-On-Systeme
Seite 4 von 8
Leistungsbeschreibung : Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
 Konfiguration von JIRA/Confluence für den Linienbetrieb
 Monitoring und Support bei Fehlerzuständen
o Fehleranalysen und Fehlerbehebung
o Ad-hoc Problemlösungen
 Schnittstelle zu IT-Abteilung und Atlassian-Kundenservice
o Kommunikation und Steuerung des Dienstleisters im Rechenzentrum
o Kommunikation zum Atlassian-Kundenservice
 Customization
o Individualisierungen, Implementierung kundenspezifischer Anforderungen
o Entwicklung von Anwendungserweiterungen
3.3 Schulung und Dokumentation
 Individuelle Anwenderschulungen
 Dokumentationstätigkeiten (Installationsanleitung, Betriebshandbuch etc.)
4. Art und Umfang der Leistungen, Ort der Leistungserbringung
4.1. Dauerleistung: Support und Wartung beider Atlassian-Produkte im Linienbetrieb
Erwartet wird vom Dienstleister eine Softwarepflege- und Administrationsleistung in Höhe von pauschal sechs Personenstunden
pro Monat für die Analyse und Behebung möglicherweise auftretender Fehler (Bug Fixing) in beiden Anwendungen sowie für evtl.
routinemäßig anfal-lende Wartungsarbeiten.
Die Reaktionszeit bei auftretenden Störungen soll 8 Stunden nach Meldung des Problems nicht überschreiten. Als Reaktionszeit
gilt der Zeitraum zwischen der Störungsmeldung und der ersten qualifizierten Maßnahme zur Störungsanalyse innerhalb der
Servicezeit. Die Ser-vicezeit ist festgelegt auf Mo-Fr 9:00 bis 16:00 Uhr. Störungen werden vom Dienstleister in-nerhalb der
Servicezeit entgegengenommen und bearbeitet.
Störungsklassen: (1) Betriebsverhindernde und betriebsbehindernde Störung: Komplettausfall einer Anwendung oder Mehrzahl der
Benutzer können sich nicht anmelden, starke Perfor-mance-Probleme, zentrale Funktionen stehen Mehrzahl der Benutzer nicht zur
Verfügung. (2) Leichte Störung: Einzelne Komponenten funktionieren nicht oder nur wenige Benutzer sind betroffen.
Die vereinbarte Lösungszeit richtet sich nach der Schwere der Störung. 20 Stunden innerhalb der Servicezeit bis zur
Störungsbeseitigung oder einer Umgehungslösung bei betriebsverhin-dernden- und betriebsbehindernden Fehlerzuständen. 50
Stunden innerhalb der Servicezeit bei leichten Störungen.
Seite 5 von 8
Leistungsbeschreibung : Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
Der Dienstleister teilt dem Auftraggeber nach dem Beginn der Bearbeitung die voraussichtliche Lösungszeit mit.
Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die Leistung monatlich abzurufen. Ein nicht aufge-brauchtes Stundenkontingent
verfällt nicht und kann im Bedarfsfall mit zu anderen Zeiten er-höhtem Aufwand für Fehlerbehebung und Wartung unter 4.1
verrechnet werden. Verbleibt am Ende eines Vertragsjahres eine Abweichung von insgesamt mehr als 10 % (nach oben oder unten),
vereinbaren Auftraggeber und Dienstleister ggf. einen entsprechenden Ausgleich.
Support- und Wartungsaufgaben können von den Geschäftsräumen des Dienstleisters aus erfolgen, da seitens der DFG die
Möglichkeit eines Remote-Zugriffs auf die Anwendungen und die Datenbanken zur Verfügung gestellt wird.
Aufwand: Der Auftraggeber beauftragt für diese Aufgabe pauschal sechs Personenstunden pro Monat, d.h. 9 Personentage je Jahr
Vertragslaufzeit.
4.2. Leistungen der Rahmenvereinbarung
4.2.1 Ist-Analyse und technische Konsolidierung bzw. Optimierung der bestehenden Konfigurationen beider Anwendungen
Die beiden Anwendungen sollen in einem ersten Schritt im Hinblick auf bestehende Konfigu-rationen und implementierte
Erweiterungen überprüft und analysiert werden. Hier liegt der Fo-kus auf der Prüfung der Frage, ob die im Folgenden
genannten Elemente einwandfrei funktio-nieren:
o Eingesetzte Add-Ons (ggf. Aufzeigen von Alternativen)
o Benutzer, Gruppen und Berechtigungen
o Integration in das LDAP-System (Single-Sign-On-Konfiguration)
o Zurzeit eingerichtete JIRA-Projekte
o Vorgänge, Workflows und Eingabemasken in JIRA
o Dashboards und Filter in JIRA
o Abonnements in JIRA
o Globale Bereiche in Confluence
Die Anwendungen JIRA und Confluence wurde in den vergangenen Jahren intern um benut-zer-installierte Add-Ons erweitert und die
Konfiguration entsprechend der Bedürfnisse einzel-ner Nutzergruppen modifiziert. Sollte eine Analyse es nahelegen, so müssten
diese Konfigu-rationen und die Implementierung von Add-Ons angepasst bzw. vereinfacht werden. Die ein-zelnen Schritte und das
Ergebnis der Analyse sowie vom Dienstleister vorgenommene Ände-rungen sind durch diesen zu dokumentieren.
Aufwandsschätzung des Auftraggebers: Der Auftraggeber veranschlagt für das beschriebene Aufgabenpaket einen zeitlichen
Gesamtaufwand von zunächst 2,5 Personentagen. Die Leis-
Seite 6 von 8
Leistungsbeschreibung : Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
tungen sind vom Dienstleister vor Ort in der Geschäftsstelle der DFG zu erbringen, damit even-tuell notwendige Rückfragen
beim Auftraggeber und/oder dem Rechenzentrum der DFG sofort geklärt werden können.
4.2.2 Upgrades auf aktuelle Versionen
a) Initiales Upgrade auf aktuelle Versionen
Zu beiden Anwendungen soll ein Upgrade auf die jeweils aktuelle Version erfolgen, wobei sicherzustellen ist, dass alle
benutzerdefinierten Konfigurationen und benutzerinstallierten An-wendungskomponenten bzw. -Erweiterungen (siehe 4.2.1) in der
jeweils neuen Version der Anwendung ohne Einschränkung unterstützt werden. Falls notwendig, müssen Anwendungs-komponenten
oder Konfigurationen neu implementiert werden.
Aufwandsabschätzung des Auftraggebers: Der Auftraggeber veranschlagt für das beschrie-bene Aufgabenpaket einen zeitlichen
Gesamtaufwand von 2 Personentagen. Die Leistungen sind vom Dienstleister vor Ort in der Geschäftsstelle der DFG zu erbringen,
damit eventuell notwendige Rückfragen beim Auftraggeber und/oder dem Rechenzentrum der DFG sofort ge-klärt werden können.
Sollte es aus Sicht des Dienstleisters als sinnvoll oder notwendig er-scheinen, die unter 4.2.1 und 4.2.2 a) genannten
Arbeitspakete in zeitlich umgekehrter Rei-henfolge abzuarbeiten, so ist dies nach Rücksprache mit dem Auftraggeber möglich.
b) Zusätzliche Upgrades auf aktuelle Versionen
Nach dem initialen Upgrade der beiden Anwendungen (siehe 4.2.1 a)) soll ca. im jährlichen Rhythmus ein weiteres Upgrade auf
aktuelle Versionen erfolgen, wobei sicherzustellen ist, dass alle benutzerdefinierten Konfigurationen und benutzerinstallierten
Anwendungskompo-nenten bzw. Erweiterungen (siehe 4.2.1) in der jeweils neuen Version der Anwendung ohne Einschränkung
unterstützt werden.
Aufwandsabschätzung des Auftraggebers: Der Auftraggeber veranschlagt je zusätzlichem Up-grade beider Anwendungen einen
zeitlichen Gesamtaufwand von einem Personentag. Der Ort und Zeitpunkt der Leistungserbringung ist mit dem Auftraggeber
abzustimmen. Mit Zustim-mung des Auftragsgebers kann die Erbringung der Leistung von den Geschäftsräumen des Dienstleisters
aus erfolgen.
4.2.3 Beratung zum Linienbetrieb
Beide Anwendungen sollen im Linienbetrieb von fachlich geschulten I-IM-internen Mitarbeitern betreut werden. Der Dienstleister
berät den AG hinsichtlich der Fragestellung, welche fachli-chen Administrationsaufgaben zukünftig intern von
Anwendungsbetreuern bearbeitet werden sollen und wie diese von technischen Administrationsaufgaben abgegrenzt werden. Diese
Be-ratung erfolgt in der Geschäftsstelle der DFG in Form eines Workshops.
Aufwandsabschätzung des Auftraggebers: Der Auftraggeber veranschlagt für diesen Work-shop und die Dokumentation der
Workshop-Ergebnisse zunächst einmalig einen Personentag.
Seite 7 von 8
Leistungsbeschreibung : Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
4.2.4 Schulung von Mitarbeitern sowie Erstellung eines Dokuments Handbuch
Nach Festlegung der unter 4.2.3 genannten Aufgabenteilung sind die zuständigen Mitarbeiter der Gruppe IM - maximal 4 Personen
- entsprechend zu schulen. Erwartet wird außerdem die Erstellung eines entsprechenden Handbuchs, das diesen
Anwendungsbetreuern zukünftig als Hilfestellung dienen soll. Die Schulungsmaßnahme soll in der Geschäftsstelle der DFG
erfol-gen. Das zu erstellende Handbuch soll spätestens eine Woche nach der Schulung bereitge-stellt werden.
Aufwandsabschätzung des Auftraggebers: Für die Schulung und die Erstellung des Hand-buchs veranschlagt der Auftraggeber
insgesamt zunächst einmalig 2,5 Personentage.
4.2.5 Erstellung des Betriebs- und Installationshandbuchs beider Anwendungen
Erwartet wird vom Dienstleister die Erstellung eines neuen Betriebs- und Installationshand-buch für die Anwendungen Atlassian
JIRA und Confluence im gegenwärtigen Betriebsumfeld. Das Handbuch dokumentiert Voraussetzungen für die Installation und für
den Betrieb der An-wendungen, das Vorgehen bei Neuinstallation der Anwendungen, sowie Vorgaben zum Re-lease Management und zum
Vorgehen bei Absturz der Anwendung bzw. Desaster Recovery.
Aufwandsschätzung des Auftraggebers: Für die Neuerstellung des Betriebs- und Installations-handbuches veranschlagt der
Auftraggeber zunächst einmalig zwei Personentage.
4.2.6. Durchführung von Innovations-Workshops
Die beiden Anwendungen werden von insgesamt fünf verschiedenen Teams innerhalb der Gruppe I-IM genutzt. Die
Nutzungsanforderungen der einzelnen Teams sind zum Teil unter-schiedlich. Dies betrifft mit Blick auf die JIRA Software vor
allem Aspekte der Oberflächenkon-figuration, der Zuordnung von Projekten sowie von speziellen Statusworkflows und mit Blick
auf Confluence Werkzeuge eines verbesserten Wissensmanagements.
Um sowohl teamübergreifende wie teamspezifische Möglichkeiten der Weiterentwicklung der Anwendung abzustimmen, sollen
während der Basisvertragslaufzeit zwei Innovations-workshops durch den DL vorbereitet und durchgeführt werden. Der AG
unterstützt dies, indem er jeweils im Vorfeld bekannte spezifische Bedarfe erhebt und diese dem DL zwei Wochen vor dem
Workshop-Termin in Form eines Fragenkatalogs zukommen lässt. Der DL wiederum nutzt den Innovationsworkshop, um zu den
angemeldeten sowie zu im Verlauf des Workshops neu aufgetretenen Fragen auf mögliche Lösungen zu verweisen. Er nutzt den
Workshop weiterhin, um unter einem eigenen Tagesordnungspunkt selbst auf Best-Practice-Beispiele und Neuent-wicklungen im
Bereich Add-ons zu verweisen, die für die Arbeit der Gruppe von Nutzen sein könnten.
An den auf jeweils ca. 3-4 Stunden angesetzten Innovationsworkshops, die ca. 4 bis 6 Monate sowie 14 bis 16 Monate nach
Vertragsbeginn durchzuführen sind, nehmen von Seiten des Auftraggebers 4 bis 6 Personen teil. Die Workshops finden in den
Räumen der DFG statt. Der DL versendet fünf Werktage vor Durchführung des Workshops eine Tagesordnung an den AG, die die von
diesem genannten Fragen sowie die vom AG beigetragenen TOP in strukturierter Form bündelt.
Seite 8 von 8
Leistungsbeschreibung : Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
Zu aus diesen Veranstaltungen ggf. resultierenden Arbeitsaufträgen bittet der AG im anschlie-ßenden schriftlichen Verfahren
um eine Angebotskalkulation. Die Beauftragung kann dann in Bezugnahme auf diese Kalkulation zu Lasten des unter Abschnitt 4.2.7
spezifizierten Budgets für weitere Bedarfe erfolgen.
Aufwandsabschätzung des Auftraggebers: Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbe-reitung (z.B. Klärung von im Workshop
offen gebliebenen Fragen) von zwei Innovations-Work-shops kalkuliert der AG zunächst drei Personentage.
4.2.7 Weitere Anpassungsanforderungen für die beiden Anwendungen
Sollte es während der Laufzeit des Vertrags weitere vereinzelte Änderungs- bzw. Ergänzungs-bedarfe des Auftraggebers zu
beiden Anwendungen (JIRA und Confluence) geben, die sich erst nach dem Initialworkshop ergeben können, so kann der
Dienstleister nach erfolgter Kos-tenabschätzung mit der Umsetzung beauftragt werden.
Aufwandsschätzung des Auftraggebers: Der Umfang für diese Leistungen wird auf 5 Perso-nentage je Jahr Vertragslaufzeit
geschätzt.
Anlage 2: Preisblatt
Vergabe: Support und Weiterentwicklung der beiden Atlassian-Anwendungen JIRA und Confluence
Position
Leistung
1
Support und Wartung beider Atlassian-Produkte im Linienbetrieb
2
Ist-Analyse und technische Konsolidierung bzw. Optimierung der bestehenden Konfigurationen beider Anwendungen
3
Upgrades auf aktuelle Versionen
4
Beratung zum Linienbetrieb
5
Schulung von Mitarbeitern sowie Erstellung eines Dokuments Handbuch
6
Erstellung des Betriebs- und Installationshandbuchs beider Anwendungen
7
Durchführung von Innovations-Workshops
8
Weitere Anpassungsanforderungen für die beiden Anwendungen
9
Reisekosten pro Anwesenheitstag in der Geschäftsstelle der DFG in Bonn pro Mitarbeiter
Position
Leistung
Einheit
von Auftraggeber geschätzte Anzahl
Einzelpreis (netto)
Gesamtkosten in
10
Support und Wartung beider Atlassian-Produkte im Linienbetrieb
Monat
48
-
-
11
Ist-Analyse und technische Konsolidierung bzw. Optimierung der bestehenden Konfigurationen beider Anwendungen
PT
2,5
-
-
12
Upgrades auf aktuelle Versionen
PT
5
-
-
13
Beratung zum Linienbetrieb
PT
1
-
-
14
Schulung von Mitarbeitern sowie Erstellung eines Dokuments Handbuch
PT
2,5
-
-
15
Erstellung des Betriebs- und Installationshandbuchs beider Anwendungen
PT
2
-
-
16
Durchführung von Innovations-Workshops
PT
3
-
-
17
Weitere Anpassungsanforderungen für die beiden Anwendungen
PT
20
-
-
18
Reisekosten pro Anwesenheitstag in der Geschäftsstelle der DFG in Bonn
pauschal
10
-
-
-
-
-
Einheit
Monat
Einzelpreis (netto)
Datum und Unterschrift des Bieters
PT
PT
PT
PT
PT
PT
Bitte füllen Sie die gelb markierte Zelle aus und ergänzen Sie ggf. weitere Details
A. Preisangaben für die Leistung unter 4.1 der Leistungsbeschreibung (Anlage 1 zur Vergabeunterlage)
D. Bewertungspreis für 4 Jahre
Bewertungspreis: Der Bewertungspreis setzt sich aus den für die maximale Laufzeit von 4 Jahren (teilweise vom Auftraggeber
geschätzt) anfallenden Kosten. Diese umfassen 48 Monate Support und Wartung beider Atlassian-Produkte im Linienbetrieb, der
vom Auftraggeber geschätzten Anzahl anfallender PT für die unter B. genannten Leistungen sowie einer vom Auftraggeber
geschätzten Anzahl von 10 anfallenden Anwesenheitstagen in der Geschäftsstelle der DFG in Bonn.
Hinweis: Die Abrechnung der Leistungen erfolgt nach den Bestimmungen des Vertrages.
Bewertungspreis (brutto)
Bewertungspreis (netto)
B. Preisangaben für die Leistungen 4.2 der Leistungsbeschreibung (Anlage 1 zur Vergabeunterlage)
PT
zzgl. Mehrwertsteuer in % iHv
C. Reisekosten
pauschal
Anlage 3:
Vereinbarung
zwischen
xxx
xxx
xxx
 Auftragnehmer/in
und
Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V.
Kennedyallee 40
D  53175 Bonn
 Auftraggeber
Inhalt
 1 Gegenstand der
Vereinbarung....................................................................................................2
 2 Ansprechpartner/in Auftraggeber und Auftragnehmer/in .............................................................2
 3 Pflichten der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers............................................................2
 4
Dauerleistungen.................................................................................................................
.........2
 5 Leistungen der Rahmenvereinbarung .........................................................................................3
 6 Vergütung
................................................................................................................................
...3
 7 Zahlungsbedingungen
................................................................................................................3
 8 Haftung
................................................................................................................................
.......4
 9
Nutzungsrechte..................................................................................................................
.........4
 10 Geheimhaltung
...........................................................................................................................4
 11 Vertragsdauer, Kündigung
..........................................................................................................4
 12 Vertragsbestandteile
...................................................................................................................4
 13
Schlussbestimmungen.............................................................................................................
...4
2/5
 1 Gegenstand der Vereinbarung
(1) Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) setzt Produkte der Firma Atlassian ein  für das Auf-tragsmanagement und die
Vorgangsverwaltung die Anwendung JIRA Software und für das interne Wissensmanagement die Anwendung Confluence.
Vertragsgegenstand ist die Softwarepflege- und Administrations-Leistungen für die Anwendungen JIRA Software und Confluence des
Herstellers At-lassian (Dauerleistung) sowie die Ausführung von Einzelaufträgen gemäß der Leistungsbeschreibung (Abruf aus
der Rahmenvereinbarung, vgl.  4). Der/die Auftragnehmer/in verpflichtet sich die Leistun-gen gemäß der beigefügten
Leistungsbeschreibung (Anlage 1) und des Angebotes vom Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben. in Verbindung mit dem
Beiblatt vom Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben. (Preisblatt) sowie Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben. zu
erbringen (Anlage 2).
(2) Die in den Vergabeunterlagen genannten Bedarfsmengen sind unverbindlich und orientieren sich an den Vorjahresbedarfsmengen,
aus ihnen entsteht keine Abnahmeverpflichtung. Der Auftraggeber ga-rantiert keine Beauftragung bestimmter Mengen oder
Auftragsvolumina.
 2 Ansprechpartner/in Auftraggeber und Auftragnehmer/in
(1) Ansprechpartner der Vertragsparteien sind die nachfolgend benannten Personen der Auftraggeber und der Auftragnehmerin bzw.
des Auftragnehmers.
DFG Ansprechperson:
Herr Simon Kist Tel.: 0228-885-xxx E-Mail: Simon.Kist@dfg.de
Vertreter/in:
xxx Tel.: 0228-885-xxx E-Mail: xxx
xxx Ansprechperson:
Name: xxx Tel.: xxx E-Mail: xxx
Vertreter/in:
Name: xxx Tel.: xxx E-Mail: xxx
(2) Die seitens des Auftraggebers genannten Personen sind zugleich die Abrufberechtigten. Der Auftrag-geber behält sich vor,
der/dem Auftragnehmer/in weitere Abrufberechtigte zu benennen.
 3 Pflichten der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers
(1) Die/der Auftragnehmer/in verpflichtet sich, ausreichende und geeignete technische und personelle Ka-pazitäten für die
Durchführung der Leistungen bereitzustellen.
(2) Die/der Auftragnehmer/in stellt die erforderlichen Arbeitskräfte. Sie/er verpflichtet sich, nur fachkundi-ges und
zuverlässiges Personal (einschließlich Ersatzpersonal) einzusetzen.
(3) Die/der Auftragnehmer/in verpflichtet sich, die nach diesem Vertrag und zu erbringenden Leistungen zuverlässig,
termingerecht und sorgfältig durchzuführen. Termingerecht ist eine Leistung, wenn sie in-nerhalb der mit dem Abruf
individuell vereinbarten Frist erbracht wurde.
 4 Dauerleistungen
(1) Dauerleistungen sind die in Anlage 1 zur Vergabeunterlage (Leistungsbeschreibung) unter 4.1. ge-nannten Leistungen.
(2) Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die Leistung monatlich abzurufen. Ein monatlich nicht aufge-brauchtes
Stundenkontingent verfällt nicht und kann im Bedarfsfall mit zu anderen Zeiten erhöhtem Aufwand für Leistungen gemäß Abs.
1 verrechnet werden. Der Auftragnehmer erfasst die monatlich
3/5
aufgewandten Personenstunden und teilt dem Auftraggeber das Ergebnis nach Ablauf eines Quartals mit.
(3) Verbleibt am Ende eines Vertragsjahres eine Abweichung von insgesamt mehr als 10 % (nach oben oder unten), vereinbaren
Auftraggeber und Auftragnehmerin bzw. Auftragnehmer ggf. einen entspre-chenden Ausgleich.
 5 Leistungen der Rahmenvereinbarung
(1) Ziel von  5 ist es, die grundsätzlichen Bedingungen für Einzelaufträge (die gegenseitigen Rechte und Pflichten) zu
regeln, die im Laufe des Vertragszeitraums erteilt werden. Von dieser Rahmenvereinba-rung umfasst sind die in Anlage 1
(Leistungsbeschreibung) zur Vergabeunterlage unter 4.2. genannten Leistungen
(2) Die/der Auftragnehmer/in wird von der DFG durch die Abrufberechtigten (siehe  2) rechtzeitig, min-destens zwei Wochen vor
der geplanten Ausführung über den Bedarf informiert und zur Abgabe eines verbindlichen Angebotes inkl. einer verbindlichen
Angabe des Preises gemäß des Preisblattes aus dem Angebot aufgefordert. Die Terminzusage und die Preisangabe legt die/der
Auftragnehmer/in kos-tenfrei innerhalb von 2 Arbeitstagen vor.
(3) Entspricht das Angebot und die Preisangabe den Anforderungen des Bestellers bzw. der Bestellerin, kann diese/r den
Einzelauftrag erteilen, welcher von dem/der Auftragnehmer/in unverzüglich, längstens innerhalb von zwei Arbeitstagen zu
bestätigen ist.
(4) Sämtliche Erklärungen sind schriftlich oder elektronisch (E-Mail) abzugeben.
 6 Vergütung
(1) Die/der Auftragnehmer/in erhält nach ordnungsgemäßer Ausführung ihrer/seiner Leistungen die sich aus dem Angebot vom
Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben. in Verbindung mit dem eingereich-ten Preisblatt vom Klicken Sie hier, um ein Datum
einzugeben. bzw. dem beauftragten Einzelangebot nach  5 Abs. 2 und 3 ergebende Vergütung.
(2) Für Leistungen, welche die/der Auftragnehmer/in ohne ausdrückliche Beauftragung durch den jeweili-gen Besteller bzw. die
Bestellerin abweichend von diesem Vertrag erbringt, steht ihr/ihm weder eine Vergütung noch eine Kostenerstattung zu.
 7 Zahlungsbedingungen
(1) Zahlungen erfolgen für die Dauerleistung jeweils zum Monatsende und für die Leistungen aus der Rah-menvereinbarung (vgl.
5) nach schriftlicher oder elektronischer (E-Mail) Abnahme jeweils aufgrund prüffähiger Rechnungen in 2-facher Ausfertigung.
Die Rechnungen sind von der/dem Auftragnehmer/in entsprechend dem diesem Vertrag zugrunde liegende Preisblatt zu spezifizieren.
(2) Als Zahlungsziel werden 14 Tage nach Eingang der Rechnung vereinbart. Verzug tritt erst nach Ablauf von 30 Tagen ein.
Zahlungen erfolgen auf das in der jeweiligen Rechnung angegebene Konto. Die Rechnungsadresse lautet:
Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V.
Simon Kist
Informationsmanagement
53170 Bonn.
4/5
 8 Haftung
Die/der Auftragnehmer/in haftet für von ihr/ihm verursachte und verschuldete Schäden sowie für Schäden, die durch das
Fehlen zugesicherter Eigenschaften entstanden sind.
 9 Nutzungsrechte
Die/der Auftragnehmer/in überlässt sämtliche Nutzungs- und Verwertungsrechte an den Ergebnissen des Projektes der DFG.
Insbesondere überträgt die/der Auftragnehmer/in der DFG unbefristet das ausschließli-che räumliche, zeitliche und
inhaltliche Verwertungsrecht an den von der/dem Auftragnehmer/in im Rahmen des Auftrags erstellten Ergebnissen.
 10 Geheimhaltung
(1) Alle der/dem Auftragnehmer/in bzw. deren/dessen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Verbindung mit der Auftragsabwicklung
bekannt gewordenen personenbezogenen Daten und sonstige Informationen sind vertraulich zu behandeln. Sie dürfen Dritten
gegenüber weder bekannt gegeben noch an diese weitergeleitet werden. Hierzu verpflichten sich auch ihre/seine an der
Ausführung der Einzelaufträge beteiligten Erfüllungsgehilfen. Nach Vertragsende gehen alle bei der Bearbeitung des Auftrages
erstell-ten Daten wieder in den Besitz der DFG über bzw. werden gelöscht.
(2) Die Pflicht zur absoluten Vertraulichkeit dauert auch nach Beendigung der Zusammenarbeit an.
 11 Vertragsdauer, Kündigung
(1) Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung (Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben.) und läuft zwei Jahre. Er
verlängert sich zweimal um je ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber bis spätestens drei Monate vor dem Ablauf der
jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Vertrag endet mit Abschluss aller Leistungen, die im Zusammenhang mit dem letzten in
der gültigen Vertragslaufzeit erteilten Ein-zelauftrag vereinbart wurden.
(2) Der Vertrag kann von jedem Vertragspartner aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung gekündigt werden.
(3) Die Kündigung hat schriftlich zu erfolgen.
 12 Vertragsbestandteile
Ergänzend gelten  bei Widersprüchen in folgender Reihenfolge  als Vertragsbestandteile
 schriftlich oder per E-Mail abgestimmte Protokolle gemeinsamer Projektsitzungen,
 das Angebot der Auftragnehmerin / des Auftragnehmers vom Klicken Sie hier, um ein Datum einzu-geben. i.V.m. dem Preisblatt vom
Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben. (Anlage 2),
 die der Angebotsabgabe zugrunde liegende Leistungsbeschreibung (Anlage 1),
 die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der bei Ver-tragsschluss geltenden Fassung.
 13 Schlussbestimmungen
(1) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform.
(2) Dieser Vertrag unterliegt deutschem Recht.
5/5
(3) Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag können nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des je-weils anderen
Vertragspartners auf Dritte übertragen werden.
(4) Falls ein Teil dieses Vertrages unwirksam sein sollte, wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dadurch nicht
berührt. Die unwirksame Bestimmung soll durch eine solche wirksame Bestimmung er-setzt werden, die dem aus diesem Vertrag
erkennbaren Willen der Parteien wirtschaftlich möglichst nahekommt.
(5) Gerichtsstand für alle aus diesem Vertrag und seiner Durchführung entstehenden Streitigkeiten ist Bonn.
____________, den ____________ Bonn, den Klicken Sie hier, um ein Datum einzu-geben.
..................................................................
...............................................................
xxx Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V.
Source: 4 http://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Deutsche-Forschungsgemeinschaft-e-V/2018/07/2478222.html
Data Acquisition via: p8000000
--------------------------------------------------------------------------------
             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
 Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de