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Ausschreibung: Archivierung - DE-Magdeburg
Archivierung
Dokument Nr...: 117430-2018 (ID: 2018031609153240761)
Veröffentlicht: 16.03.2018
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DE-Magdeburg: Archivierung
2018/S 53/2018 117430
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.
Magdeburg
39120
Deutschland
Kontaktstelle(n): Herr Fabian Wagner
Telefon: +49 391-6713053
E-Mail: [1]fabian.wagner@med.ovgu.de
Fax: +49 391-6715104
NUTS-Code: DEE03
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [2]http://www.med.uni-magdeburg.de/
I.2)Gemeinsame Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[3]https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=190848
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an folgende Anschrift:
Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.
Magdeburg
39120
Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Poststelle
Telefon: +49 391-6713053
E-Mail: [4]fabian.wagner@med.ovgu.de
Fax: +49 391-6715104
NUTS-Code: DEE03
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [5]http://www.med.uni-magdeburg.de/
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Gesundheit
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Externes Scannen und Archivieren von Stationären und ambulanten
(optional) Patientenakten
Referenznummer der Bekanntmachung: 01/2018/EU/E13
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79995100
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Das Universitätsklinikum Magdeburg führt die Ausschreibung Externes
Scannen und Archivieren von stationären und ambulanten (optional)
Patientenakten des Universitätsklinikums Magdeburg, A. ö. R. durch.
Gegenstand der Vergabe ist die vollständige und revisionssichere
digitale Archivierung von stationären und ambulanten (optional)
Patientenakten des Universitätsklinikums Magdeburg,
A. ö. R. und deren zuweisenden Kliniken.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEE03
Hauptort der Ausführung:
Universitätsklinikum Magdeburg A. ö. R.
Kaufmännisches Direktorat.
Leipziger Straße 44.
39120 Magdeburg
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Patienten und medizinischem Fallabschluss durch einen geeigneten AN per
Scan-Verfahren in eine elektronische Form (Hauptform PDF) überführt
werden. Die digitalisierten Daten sind an das UKMD-eigene
Dokumentenmanagementsystem SHA zur Integration zu transferieren.
Des Weiteren soll im Rahmen des Scan-Verfahrens eine digitale,
revisionssichere Langzeitarchivierung eingeführt werden. Das
Langzeitarchivierungssystem muss sicherstellen, dass archivierte
Dokumente über den gesamten, rechtlich vorgeschriebenen
Aufbewahrungszeitraum uneingeschränkt die Sicherstellung von
Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit
gewährleisten.
Die Ein- und Durchführung der Langzeitarchivierung ist in vollem Umfang
vom AN zu übernehmen. In diesem Zusammenhang hat er auch, unter
Berücksichtigung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben,
insbes. der EU-DSGVO, die Lagerung, Vernichtung und Entsorgung der
Papierakten durchzuführen.
Der AN soll bei der Umsetzung der Scan-Dienstleistung die
Einbindungsmöglichkeit der Klinikmitarbeiter aus den Archivbereichen
darstellen und bei der Preisstellung entsprechend zum Abzug zu bringen.
Sowohl die Erstellung der elektronischen Akte, als auch die Form der
Langzeitarchivierung müssen den gesetzlichen Vorschriften des Landes
Sachsen-Anhalt zur Archivierung von stationären und ambulanten
Patientenakten und den jeweils geltenden datenschutzrechtlichen
Bestimmungen entsprechen.
In weiteren Ausbaustufen sollen (Reihenfolge ist nicht zwangsläufig die
Reihenfolge der Realisierung):
1) Die Ambulanzakten eingebunden werden;
2) Die digitalen Dokumente mit inhaltlicher Erschließung für den
Codierungs-/MDK-Prozess in der Systemumgebung bereitgestellt werden;
3) Die digital originär erzeugten elektronischen Daten in das
Langzeitarchivierungskonzept eingebunden werden;
4) Das Langzeitarchiv IHE-konform in eigener Affinity Domain ausgeführt
werden. Einen Anspruch auf die tatsächliche Umsetzung dieser Optionen
besteht für den AN nicht.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/06/2018
Ende: 31/05/2022
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
Einjährige Verlängerungsoption.
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier
ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) in den
vergangenen fünf Jahren.
Referenzen sind durch entsprechende Referenzschreiben in einer
gesonderten.
Anlage (Anlage 12 - Referenzen) nachzuweisen.
Als Mindestanforderungen gelten für den/die Bieter:
fünf Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten eines
Klinikums, in dem das IT-System medico eingesetzt wird,
fünf Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakteneines
Klinikums, mit Integration der digitalisierten Patientenakten in SHA
(Cerner),
fünf Referenzen mit einer nachgewiesenen digitalen
Langzeitarchivierung,
fünf Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten im
universitären Bereich,
zwei Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten
entsprechend den Vorgaben des Krankenhausgesetzes in Sachsen-Anhalt,
zwei Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten in
Verbindung mit der Einführung der automatisierten Belegindexierung mit
mehr als 1 000 Belegen,
fünf Referenzen mit einer nachgewiesenen digitalen
Langzeitarchivierung unter Berücksichtigung der Anforderungen der BSI
TR 03138,
zwei Referenzen mit Einbindung der digitalen Akten in eine
IHE-konforme Archivierungslösung.
Zu jeder benannten Referenz sind Name und Anschrift des Auftraggebers,
Ansprechpartner.
Mit Tel.- Nummer, Ort der Leistungserbringung, Leistungszeitraum und
Netto-Auftragswert.
Anzugeben.
Der Bieter hat die im eigenen Betrieb erbrachten Leistungen mit Angabe
des Umfangs zu.
Bezeichnen.
Folgende Zertifikate sind nachzuweisen:
DIN EN ISO 9001:2008 oder vergleichbar,
BSI TR 03138 (Technische Richtlinie 03138 des Bundesamtes für
Sicherheit in der Informationstechnik) oder vergleichbare Dokumente,
ISO/IEC 27001:2013.
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 18/04/2018
Ortszeit: 15:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/05/2018
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 19/04/2018
Ortszeit: 10:00
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:
Der Auftraggeber setzt voraus, dass der Auftragnehmer nach dem Zuschlag
unverzüglich mit der Bearbeitung beginnt.
Zur Angebotserstellung ist eine Begehung mit vorheriger Präsentation
von Musterakten verpflichtend. Entsprechende Termine sind mit dem
Auftraggeber abzustimmen. Je Bieter sind maximal zwei Vertreter
zugelassen. Foto-, Video- oder Sprachaufzeichnungen sind unzulässig.
Wir bitten um schriftliche Anmeldung der Personen per Fax unter +49 391
67290110 oder E-Mail unter der Adresse [6]fabian.wagner@med.ovgu.de.
Termine sind maximal bis einschließlich 23.3.2018 möglich.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
2. Vergabekammer beim Landerverwaltungsamt (Sachsen-Anhalt)
Ernst-Kamieth-Straße 2
Halle/Saale
06112
Deutschland
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
2. Vergabekammer beim Landerverwaltungsamt (Sachsen-Anhalt)
Ernst-Kamieth-Straße 2
Halle/Saale
06112
Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
14/03/2018
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4. mailto:fabian.wagner@med.ovgu.de?subject=TED
5. http://www.med.uni-magdeburg.de/
6. mailto:fabian.wagner@med.ovgu.de?subject=TED
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