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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Bonn - Dokumentenmanagement
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2018031309335235037 / 111861-2018
Veröffentlicht :
13.03.2018
Angebotsabgabe bis :
n.ow.Unkn
Dokumententyp : Vorinformation
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Produkt-Codes :
72512000 - Dokumentenmanagement
DE-Bonn: Dokumentenmanagement

2018/S 50/2018 111861

Vorinformation

Dienstleistungen
Richtlinie 2004/18/EG

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name, Adressen und Kontaktstelle(n)

Deutsches Zentrum für Neurodegenerative Erkrankungen e. V.
Sigmund-Freud-Str. 27
Zu Händen von: Ute Meinen
53127 Bonn
Deutschland
Telefon: +49 22843302-163
E-Mail: [1]beschaffung@dzne.de
Fax: +49 22843302-169

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse des öffentlichen Auftraggebers: [2]www.dzne.de

Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen
I.2)Art des öffentlichen Auftraggebers
Sonstige: Forschungszentrum
I.3)Haupttätigkeit(en)
Sonstige: Forschung
I.4)Auftragsvergabe im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber
Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher
Auftraggeber: nein

Abschnitt II.B: Auftragsgegenstand (Lieferungen oder Dienstleistungen)
II.1)Bezeichnung des Auftrags durch den öffentlichen Auftraggeber:
100018002- externe Beratungsleistung für die Unterstützung bei dem
Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems beim DZNE
II.2)Art des Auftrags und Ort der Lieferung bzw. Ausführung
Dienstleistungskategorie Nr 11: Unternehmensberatung [6] und verbundene
Tätigkeiten
Bonn

NUTS-Code DEA22
II.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung:
nein
II.4)Kurze Beschreibung der Art und der Menge bzw. des Werts der Waren
bzw. Dienstleistungen:
Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb an einem Verhandlungsverfahren zur
Beauftragung einer Beratungsleistung für die Unterstützung bei dem
Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems beim DZNE.
1. Ziel des Projektes
Ziel ist die Bereitstellung eines einheitlichen, sicheren und jederzeit
recherchierbaren Repository für unstrukturierte Informationen mit der
Möglichkeit zur Implementierung von Arbeitsabläufen und zur Integration
von Drittsystemen,
Für eine durchgängige digitale Sachbearbeitung (Workflow),
Zur Verbesserung der Ablagequalität,
Für ein strukturiertes Finden von Dokumenten und Vorgängen über
Abteilungen hinweg,
Für ein Zentralisiertes Archiv für Verwaltungsaktivitäten,
Und für die weitestgehende Automatisierung hochvolumiger
Ablageaufgaben.
Dazu sollen in diesem Projekt folgende Ergebnisse erzielt werden:
Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems zur digitalen
Bearbeitung von Vorgängen und der elektronischen Erfassung,
Archivierung und Organisation von Dokumenten über den gesamten
Document-Lifecycle unter Einhaltung von regulatorischen Vorgaben zur
Aufbewahrung und Einsichtnahme (Datenschutz DS-GVO und jeweils
aktuell geltende Gesetze, Beteiligungsrechte des Betriebsrates, GoBD
etc.).
Operative Inbetriebnahme der Pilotfelder Personalakte, Vertrags-,
Beschaffungsmanagement (Vergabe, Verträge) und zugehörigen
finanzrelevanten Unterlagen (Rechnungen) sowie Bereitstellung von
Strukturen für die Planung und Umsetzung weiterer Einsatzfelder.
Die Umsetzung erfolgt in zwei Projektphasen. Phase I: Vorstudie,
Analyse sowie Auswahl und Beschaffung des Systems. Phase II:
Inbetriebnahme der Pilotfelder.
Phase I.
Vorgangsanalyse der 4 Pilotfelder.
(Bestandsaufnahme (IST), fachliche Ziele und Anforderungen).
Fachliche und technische Spezifikation.
(Feinkonzept (SOLL)).
Marktanalyse, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Entscheidungsvorlage.
(Zweckmäßigkeit, Kosten-Nutzen Vergleich).
Vorbereitung der Ausschreibung und Anbieterauswahl
Dokumentenmanagementsystem.
(Lastenheft).
Phase II.
Projekt- und Veränderungsmanagement.
Gesamt- und Detailprojektplanung (Initialisierung).
Fachliche Aufbereitung und Zuarbeit (Inhalt und Prozesse).
Systemintegration (Installation, Customizing und Tests).
Inbetriebnahme (Abnahme und Anwenderschulung).
Die Beauftragung der Beratungsleistung soll die gesamte Projektlaufzeit
umfassen und bezieht sich auf die Unterstützung bei der IST-Analyse,
dem Anforderungsmanagement, dem Projektmanagement, dem Changemanagement
und Projektmonitoring mit dem Ziel, einen Systemintegrator für die
technische Umsetzung zu finden und dessen Umsetzung zu steuern.
Der Auftraggeber behält sich gem. VgV §51 die Begrenzung der Anzahl der
Bewerber vor. Sofern ausreichende geeignete Bewerber vorliegen, werden
mindestens drei, höchstens jedoch fünf Bieter zur Abgabe eines
Erstangebotes und Verhandlungen eingeladen. Gem. VgV §17 Abs. 11 behält
sich der Auftraggeber vor den Zuschlag bereits auf das Erstangebot zu
erteilen. Weiterhin besteht für den Auftraggeber das Recht gem. VgV §17
Abs. 12 das Verfahren in Phasen abzuwickeln und nur die Mindestzahl der
Bewerber zur Abgabe finaler Angebote aufzufordern.

Lose
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.5)Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)

72512000 - DA30
II.6)Voraussichtlicher Beginn der Vergabeverfahren
10.3.2018
II.7)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
II.8)Zusätzliche Angaben:

Dies ist ein Aufruf zum Teilnahmewettbeweb für das anschließende
Verhandlungsverfahren. Abgabefrist der Teilnahmeanträge ist der
9.4.2018, 12.00 . Die vollständige Beschreibung des
Verhandlungsverfahrens inkl. Teilnahmewettbewerb stehen unter
[3]https://www.dzne.de/ueber-uns/ausschreibungen-veroeffentlichungen/au
sschreibungen/ zum Download bereit

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Bedingungen für den Auftrag
III.1.1)Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder
Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften:
III.2)Teilnahmebedingungen
III.2.1)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das
aus Mitteln der Europäischen Union finanziert wird: nein
VI.2)Zusätzliche Angaben:
VI.3)Angaben zum allgemeinen Rechtsrahmen
VI.4)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
9.3.2018

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References

1. mailto:beschaffung@dzne.de?subject=TED
2. http://www.dzne.de/
3. https://www.dzne.de/ueber-uns/ausschreibungen-veroeffentlichungen/ausschreibungen/

 
 
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