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Ausschreibung: (CA-) FM-System - DE-München
IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Dokument Nr...: 854001-2017 (ID: 2017091812005538249)
Veröffentlicht: 18.09.2017
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  (CA-) FM-System
Bekanntmachung Verhandlungsvergabe mit Teilnahme Wettbewerb
A) die Bezeichnung und
die Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle, der den Zuschlag erteilenden Stelle sowie der Stelle, bei der die
Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: Auftraggeber:
Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. Abteilung III
Hofgartenstraße 8
80539 München
Vergabestelle:
Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. - Generalverwaltung
- (Finanzabteilung, Sachgebiet Vergabemanagement) Hofgartenstraße 8
80539 München
Bewerber- und Bieterfragen sind an die E-Mailadresse vergabe@gv.mpg.de zu richten. Die Antworten auf diese Fragen werden unter
dem Link https://extranet.mpg.de/sites/ausschreibungen/FMBeratung veröffentlicht; nur solche Auskünfte können als
autorisiert betrachtet werden.
B) die Art der Vergabe: Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb
C) die Form, in der
Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Die Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten ist ausschließlich in
Schriftform
zulässig. Teilnahmeanträge und Angebote sind in geschlossener Umverpackung bei der
Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
-Sachgebiet Vergabemanagement-
Hofgartenstr. 8
80539 München
einzureichen.
Jeder Teilnahmeantrag ist vollständig in Papierform abzugeben. Zusätzlich ist jeder Teilnahmeantrag elektronisch auf CD (auch
hier inkl. aller geforderten Angaben, Erklärungen und Anlagen) einzureichen. Bitte verwenden Sie Anlage IX zur Kennzeichnung
ihres Teilnahmeantrags. Teilnahmeanträge und Angebote sind in deutscher Sprache abzufassen.
Teilnahmeanträge und Angebote per Fax oder E-Mail sind nicht zugelassen.
D) Art und Umfang der
Leistung sowie den Ort der Leistungserbringung: Art der Leistung:
Die MPG plant für die Generalverwaltung und alle Max-Planck-Institute den Einsatz eines einheitlichen (CA-) FM-Systems,
welches insbesondere die Wahrnehmung der Betreiber-pflichten unterstützen soll. Dazu wurde ein Arbeitskreis smart bauen und
betreiben (smart BB II) gegründet, in dem Mitarbeiter der Generalverwaltung, der Max-Planck-Institute (Verwaltung und
Betriebstechnik) und ein externes Beraterteam - für die Wahrung der gesetzlich geforderten Betreiberpflichten  sitzen, die
für das FM-System erforderlichen Grundlagen erarbeiten. Bei der Vergabe
von Aufträgen hat sich die MPG aufgrund ihrer öffentlichen Finanzierung an das Vergaberecht zu halten. Aktuell führt die MPG
im Vorfeld der notwendigen Ausschreibung eine Markterkundung durch, um zu klären, welche Anwendungsschwerpunkte und
Schnittstellen Standardsysteme zur Verfügung stellen, auf welchen Betriebssystemen diese laufen und welche
Visualisierungsmöglichkeiten gegeben sind.
Aktenzeichen: 84 07 09 02 02
Menge und Umfang:
Die Ausschreibung unterstützt der Auftragnehmer mit folgenden wesentlichen Leistungen:
Phase 1
- Vorbereitung/Grundlagenermittlung zur CAFM Ausschreibung
- Definition des Projektbudgets
- Definition des CAFM Anforderungsprofils
- Ermittlung der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen
- Ermittlung der administrativen und IT-bezogenen Anforderungen,
in Abstimmung mit dem Arbeitskreis und einem externen IT-Berater
- Identifizierung der primären und sekundären FM-Prozesse
- Praxisgerechte SOLL/IST Analyse (Prozess, Daten, Prozessbeteiligte, Fremdsysteme)
- Priorisierung der Prozesse
- Detaillierte Prozessdefinition (Primärprozesse)
- Grobdefinition der Schnittstellen zu Fremdsystemen
- Analyse der am Markt verfügbaren Systeme zur Sicherstellung der Betreiberpflichten inkl. Einsatzempfehlung
- Erstellung eines Datenerhebungskonzeptes (falls notwendig)
- Definition der Einführungsstrategie mit Stufenplan
- Erstellung eines CAFM Pflichten- / Lastenheftes
als qualifizierte Ausschreibungsgrundlage
- Erarbeitung von Eignungs- und Zuschlagskriterien
- Kostenschätzung und Abgleich mit Projektbudget
Phase 2 Begleitung der Ausschreibung und des Vergabeverfahrens
- Vorbereitung des Vergabeverfahrens (wahrscheinlich ein Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb)
- Beratung/Unterstützungsleistung bei der Durchführung des Teilnahmewettbewerbs
und des weiteren Vergabeverfahrens
- Mitwirkung bei der Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge und Angebote
- Dokumentation
- Begleitung / Bewertung einer Testinstallation
- Erstellung eines Vergabevorschlags
fachliche Unterstützung der Projektleitung und der internen Rechtsabteilung bei der Vertragsverhandlung
Option:
Begleitung der CAFM-Einführung und Implementierung
- Übernahme des operativen Projektmanagements der Einführung (in Stabsfunktion)
 (Termine, Kosten, Qualität, Dokumentation)
Ort der Leistung:
Die Ausführung kann überwiegend am Standort des gesuchten Auftragnehmers erfolgen. Die Beratung erfolgt in der GV der MPG
oder an den Standorten beteiligter Max-Planck-Instituten.
E) gegebenenfalls die
Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: Losweise Vergabe ist nicht vorgesehen.
F) Zulassung von
Nebenangeboten Nebenangebote sind nicht zugelassen.
G) Etwaige
Bestimmungen über die
Ausführungsfrist: Siehe Ziffer 2.1. Allgemeine Informationen zum Auftrag des Eckpunktepapiers
H) die Bezeichnung und
die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können: Da die
Vergabeplattformen die Verfahrensarten nach UVgO noch nicht umgesetzt
haben, können ausnahmsweise die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt unter
https://extranet.mpg.de/sites/ausschreibungen/FMBeratung abgerufen werden. Die Zugangsdaten sind:
Benutzer ausschrfmberatung
Passwort 34gH12dF
Nur die über die oben genannten Website abgerufenen Vergabeunterlagen können als alleinverbindlich und autorisiert betrachtet
werden; Aktualisierungen, Ergänzungen und weitergehende Informationen werden ebenfalls ausschließlich auf der vorgenannten
Website zur Verfügung gestellt. Nachteile, die daraus resultieren, dass diese Hinweise nicht beachtet werden, gehen zu Lasten
der Bewerber/ Bieter.
I) die Teilnahme- oder
Angebots- und Bindefrist Tag, bis zu dem die Teilnahmeanträge bei der Vergabestelle des Auftraggebers
eingegangen sein müssen: 04.10.2017 24:00 Uhr
J) die Höhe etwa
geforderter
Sicherheitsleistungen: Siehe Vergabeunterlagen
K) die wesentlichen Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Siehe Vergabeunterlagen
L) die mit dem Angebot
oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder
Bieters verlangen: Die Teilnahme am Verfahren ist als Einzelbewerber, als Bewerbergemeinschaft oder
auch unter Hinzuziehung von anderen Unternehmen zulässig.
Eine Bewerbergemeinschaft hat die nachfolgend geforderten Eignungsnachweise unter von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft
vorzulegen.
Ein anderes Unternehmer hat für die von ihm zu übernehmenden Leistungen die nachfolgenden Eignungsnachweise und im Falle der
Eignungsleihe ggf. auch die Anlagen IV, V und VIII vorzulegen.
Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung:
a) Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum; Unternehmensumsatz der
letzten 3 Geschäftsjahre, spezifischer Jahresumsatz an Beratungsleistungen im Facility Management der letzten 3
Geschäftsjahre, Anzahl der Mitarbeiter und FM-Berater in den letzten 3 Geschäftsjahren); Mindestbedingung ist ein
spezifischer Jahresumsatz von 250.000 Euro für FM-Beratungen und 5 FM-Berater jeweils in den letzten 3 Geschäftsjahr. (Anlage
V)
b) Eigenerklärung des Unternehmens, dass es über eine Betriebshaftpflichtversicherung/Berufshaftpflichtversicherung verfügt
sowie Angabe der Höhe der Versicherungssumme für Personen-, Sach-und Vermögensschäden. (Anlage VIII)
c) Eigenerklärung, dass eine Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft besteht, nach den Bestimmungen des
Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat. (Anlage V)
d) Eigenerklärung zu Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach  123 GWB und 124 GWB. (Anlage I)
e) Eigenerklärung zu Bewerbergemeinschaften. (Anlage II)
f) Eigenerklärung zum Einsatz anderer Unternehmen. (Anlage III)
g) ggf. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen. (Anlage IV)
h) Nachweis der GEFMA-Mitgliedschaft seit mindestens 2 Jahren; umfassende Kenntnisse der GEFMA-Richtlinien, insbesondere der
Richtlinie 420.
(Anlage V)
i) Qualifikation der für die Leistungserbringung vorgesehen FM-Berater; Mindestbedingung ist eine Ausbildung/ein Studium mit
Abschluss Dipl.-Ing. TU/Univ./FH, Nachweise durch Kopie der Diplomurkunde. (Anlage V)
j) Angaben zu bestehenden Vertriebspartnern. (Anlage VI)
Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:
Geplante Mindestzahl: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Unter den Bewerbern, die die Mindestanforderungen
erfüllen und nicht aus formalen Gründen auszuschließen sind, erfolgt die Auswahl nach folgenden Kriterien:
k) Durch 3 Referenzen nachgewiesene Erfahrung als neutraler FM-Berater (ohne eigenes FM-System) bei der Erstellung von
Lasten-/Pflichtenheften und bei der Erstellung von CAFM-Ausschreibungen für jeweils eine Standardsoftware (keine
kundenspezifischen Systeme) bei mindestens 3 Projekten der letzten 5 Jahre, davon mind. 2 Projekte aus dem Bereich
Forschungsbau oder Krankenhaustechnik oder Labortechnik. In den Referenzen sind Angaben über die Kenntnisse der am Markt
verfügbaren Systemen zu Betreiberpflichten (Beuth Normen-Ticker, Maqsima TMS, Recht im Betrieb, REG-IS, Thümer Gesetzesmodul,
TUC Rechtskataster, etc.) darzustellen [Gewichtung: 60%]. Anlage VII
l) urch 3 Referenzen nachgewiesene Erfahrungen bei der Implementierung von CAFM-Systemen bei mindestens 3 Projekten aus den
letzten 5 Jahren, davon mindestens 1 Projekt für einen öffentlichen Auftraggeber. [Gewichtung: 40%]. Anlage VII
Bewertungsmaßstab
Für die Bewertungskriterien k) und l) wird zunächst eine Bewertungspunktzahl von 0 bis 5 Ganzen Punkten ermittelt, wobei 5
die beste Bewertung darstellt. Folgende Abstufungen sind dabei vorgegeben:
5 Punkte: sehr überzeugende Darstellung 4 Punkte: überzeugende Darstellung
3 Punkte: zufriedenstellende Darstellung
2 Punkte: zufriedenstellende Darstellung mit Einschränkungen
1 Punkt: keine zufriedenstellende Darstellung 0 Punkte: Keine Darstellung
Die in den Kriterien k) und l) jeweils errechnete Punktzahl wird mit dem angegebenen Gewichtungsfaktor multipliziert und die
hierbei jeweils ermittelten Werte zu einem Gesamtwert summiert; zur Angebotsabgabe werden mindestens die 3 Bewerber mit dem
höchsten Gesamtwert aufgefordert.
Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen, Nachweise, Angaben oder Bescheinigungen werden im Rahmen des  41 Abs.
(2) UVgO nachgefordert.
M) sofern verlangt, die
Höhe der Kosten für
Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen bei Öffentlichen Ausschreibungen: Die Vergabeunterlagen sind nicht kostenpflichtig.
N) die Angabe der
Zuschlagskriterien,
sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: Siehe Ziffer 6 des Eckpunktepapiers
Source: 4 http://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/abc/2017/09/30568G.html
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