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Ausschreibung: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) - DE-Selm
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Dokument Nr...: 848851-2017 (ID: 2017042409013576953)
Veröffentlicht: 24.04.2017
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  Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
VHB-VOL NRW VOL 3a
01/2015 Vergabebekanntmachung Öffentliche Ausschreibung
1 20.04.2017 17:45 Uhr - VMP
Bekanntmachung
Aktenzeichen:
Vergabe-Nr.: 32-2017-S
Bezeichnung des Verfahrens: Beschaffung eines
Dokumentenmanagementsystems (DMS)
1. Art der Vergabe
Öffentliche Ausschreibung gemäß  3 Abs. 1 VOL/A
2. Bezeichnung der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle
Bezeichnung
Stadt Selm
Postanschrift
Adenauerplatz 2, 59379 Selm
Telefon-Nummer
Telefax-Nummer
E-Mail-Adresse submissionen@luenen.de
URL http://www.selm.de
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Bezeichnung der den Zuschlag erteilenden Stelle
wie Ziffer 2
Bezeichnung
Postanschrift
Telefon-Nummer
Telefax-Nummer
E-Mail-Adresse
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Bezeichnung der Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind
wie Ziffer 2
Bezeichnung
Stadt Lünen
Postanschrift
Willy-Brandt-Platz 5, 44532 Lünen
Zu Händen von Birgit Przygodda / Kevin Peitz
Telefon-Nummer 02306/104- 1615/1614
Telefax-Nummer 02306/104-1816
E-Mail-Adresse submissionen@luenen.de
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Vergabemarktplatz NRW
5. Form der Angebote
Postalischer Versand, Elektronisch mit fortgeschrittener Signatur, Elektronisch mit qualifizierter elektronischer
Signatur
Die Abgabe digitaler Angebote unter www.evergabe.nrw.de unter Beachtung der dort genannten
Nutzungsbedingungen ist zugelassen.
VHB-VOL NRW VOL 3a
01/2015 Vergabebekanntmachung Öffentliche Ausschreibung
2 20.04.2017 17:45 Uhr - VMP
6. Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung
Die Stadt Selm wird spätestens zum 01.01.2018 ein hausweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) in
Betrieb nehmen.
Insgesamt sollen 170 Mitarbeiter mit einer entsprechenden Software ausgestattet werden, von denen ca. 150
Personen zeitgleich damit arbeiten.
Ziel ist es, dass bis zum 31.12.2017 sämtliche Vorbereitungen abgeschlossen sind (Installation, Umstellung
Aktenplan, Durchführung von Schulungen, Erstellung eines Berechtigungskonzeptes, DMS-Altdatenübernahme,
Workflows, etc.), so dass spätestens zum 01.01.2018 mit der Nutzung des DMS begonnen werden kann.
Die Einführung soll entweder für alle Mitarbeiter zum 01.01.2018 zeitgleich oder im Laufe des Jahres 2018
sukzessive erfolgen.
Die Posteingänge werden mit Einführung des DMS zentral erfasst, indexiert, sowie digitalisiert und anschließend
über das DMS verteilt.
Das DMS muss mit den Fachverfahren kommunizieren können, soll diese aber nicht ablösen. Es dient
ausschließlich der Schriftgutverwaltung, Archivierung, Recherche sowie der Beweissicherung der elektronischen
Dokumente. Die geforderten Schnittstellen und Leistungen können aus dem Leistungsverzeichnis entnommen
werden.
Es muss gewährleistet sein, dass sich das DMS an Softwareupdates der Fachverfahren/Office-Anwendungen
anpasst und weiter funktionsfähig bleibt. Weiterhin muss sich das DMS den Bedürfnissen der Stadt Selm
anpassen und nicht umgekehrt.
Seitens der Stadt Selm werden in dem Zeitraum der Einführung zwei eigene Mitarbeiter aus dem Bereich
Organisation/EDV bereitgestellt.
Darüber hinaus ist die Stadt Selm daran interessiert, als Referenzkunde zur Verfügung zu stehen. Hier sollen
mögliche Rabatte berücksichtigt werden.
Die Bieterauswahl erfolgt in einem zweistufigen Verfahren. Die fünf besten Bewerber (s. Vergabevermerk:
Wertungskriterien) präsentieren in maximal 90 Minuten ihr Unternehmen und Verfahren vor einer Jury der
Stadtverwaltung Selm (21. bzw. 22. KW). Bei Gleichstand entscheidet das Los. Die Erfüllung der Anforderungen
des Leistungsverzeichnisses sowie die Präsentation fließen zu 40 % in die Wertungskriterien mit ein.
Leistungsort:
Postleitzahl 59379
7. ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose
Eine Aufteilung in Lose ist nicht beabsichtigt.
8. g g f . Z u l a s s u n g v o n N e b e n a n g e b o t e n
Nebenangebote werden nicht zugelassen.
9. etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist
11.09.2017
10. Bezeichung der Stelle, die die Vergabeunterlagen und die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes
abgibt
wie Ziffer 2
Bezeichnung
Postanschrift
Telefon-Nummer
Telefax-Nummer
E-Mail-Adresse
Vergabemarktplatz NRW
VHB-VOL NRW VOL 3a
01/2015 Vergabebekanntmachung Öffentliche Ausschreibung
3 20.04.2017 17:45 Uhr - VMP
Zu den unter www.evergabe.nrw.de genannten Nutzungsbedingungen können die Vergabeunterlagen
kostenlos heruntergeladen und Nachrichten der Vergabestelle eingesehen werden.
11. Schlusstermin für die Anforderung von Vergabeunterlagen oder Einsicht in die Vergabeunterlagen
17.05.2017 15:00 Uhr
12. Ablauf der Angebotsfrist
17.05.2017 15:00 Uhr
13. Ablauf der Bindefrist
14.06.2017 23:59 Uhr
14. Höhe etwaiger Vervielfältigungskosten und Zahlungsweise
Eine Übersendung der Vergabeunterlagen in Papierform wird nicht angeboten
15. Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen
16. Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind
Es gelten die Bestimmungen der VOL/B.
17. Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen zur Beurteilung der Eignung
Nachweis über die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
- Kundenreferenzliste (mind. 20 Kunden, Öffentliche Verwaltung)
- Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre
Nachweis über die technische Leistungsfähigkeit:
- Nachweis der Zertifizierung nach DOMEA Prüfbericht gemäß Anforderungskatalog 2.0 oder höherwertig
(Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit)
- Übersicht aller vorhandenen Schnittstellen; Schnittstellenbeschreibung für die geforderten
- Beschreibung der mobilen APP (techn. Details, Funktionen, etc.)
- Erstellung eines Projektablaufsplans (zeitgleiche Einführung zum 01.01.18 oder sukzessive)
Sonstiger Nachweis
Den Vergabeunterlagen liegt eine Liste über die einzureichenden Nachweise bei.
18. Mit dem Angebot vorzulegende Eigenerklärungen zur Auftragsdurchführung
Die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW sind zu beachten.
Die entsprechenden Erklärungen werden vom Bieter des preisgünstigsten wertbaren Angebotes gefordert. Der
Auftraggeber behält sich eine Nachforderung fehlender, unvollständiger oder fehlerhafter Erklärungen vor.
19. Angabe der Zuschlagskriterien
Wertungsmethode: Wirtschaftlich günstigstes Angebot gemäß nachfolgender Kriterien.
Nr. Name Gewichtung
1 Preis 60 %
2 Kriterien im Leistungsverzeichnis 25 %
3 Präsentation 15 %
20. Berücksichtigung von Werkstätten für behinderte Menschen und Blindenwerkstätten
Sofern das Angebot einer anerkannten Werkstätte für behinderte Menschen oder einer anerkannten
Blindenwerkstätte oder diesen Einrichtungen vergleichbare Einrichtungen (nachfolgend bevorzugte Bieter)
ebenso wirtschaftlich wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines insofern nicht bevorzugten Bieters ist,
so wird dem bevorzugten Bieter der Zuschlag erteilt. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Angebote
wird der von den bevorzugten Bietern angebotene Preis mit einem Abschlag von 15 von Hundert berücksichtigt.
Voraussetzung für die Berücksichtigung des Abschlags ist, dass die Herstellung der angebotenen Lieferungen
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zu einem wesentlichen Teil durch die bevorzugten Bieter erfolgt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die
Wertschöpfung durch ihre Beschäftigten mehr als 10 % des Nettowerts der zugekauften Waren beträgt.
21. Sonstiges
Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Bieterfragen ausschließlich über den Kommunikationsbereich des
Vergabemarktplatzes zu stellen und werden auch hierüber beantwortet.
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYVYC2N
Source: 4 http://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/vmp-gkd/2017/04/16963.html
Data Acquisition via: p8000000
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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