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Ausschreibung: Vorbereitung und Organisation der Messe zum 12. Deutschen Seniorentag - DE-Dortmund
Organisation von Messen und Ausstellungen
Dokument Nr...: 846828-2017 (ID: 2017022008332468525)
Veröffentlicht: 20.02.2017
*
  Vorbereitung und Organisation der Messe zum 12. Deutschen Seniorentag
Vergabestelle:
Bundesarbeitsgemeinschaft
der Senioren-Organisationen e.V. (BAGSO)
kratz@bagso.de
Kurzinfo
Leistungen und Erzeugnisse
    Dienstleistungen
Ausschreibungsweite
    Nationale Ausschreibung
Vergabeverfahren
    Dienst- und Lieferleistungen (VOL)
Vergabeart
    Öffentliche Ausschreibung
Angebotsfrist
    15.03.2017
Erfüllungsort
    Dortmund Nordrhein-Westfalen
CPV-Code
    79956000-0
Kontakt
    kratz@bagso.de
Hinweis: Die Verantwortung für Inhalt und Richtigkeit der einzelnen Angebote obliegt ausschließlich der jeweils
ausschreibenden Organisation. Verwenden Sie bitte die Kontaktdaten der ausschreibenden Institution aus der Bekanntmachung, wenn
Sie:
    eine inhaltliche Frage oder Anmerkung zu einer Ausschreibung haben
    oder die Vergabeunterlagen der Bekanntmachung abrufen möchten
Die Bundesarbeitsgemeinschaft der Senioren-Organisationen e.V. (BAGSO) ist der Dachverband von über 100 Seniorenorganisationen
und richtet alle drei Jahre den Deutschen Seniorentag aus. Für das Jahr 2018 planen wir den 12. Deutschen Seniorentag. Die
dreitägige Veranstaltung, die vom 28.-30. Mai 2018 im Kongresszentrum und in der Messe Westfalenhallen Dortmund stattfindet,
besteht im Kern aus einem Kongressprogramm und einer Messe (bis 2015 unter dem eigenständigen Namen SenNova). Wir erwarten
täglich bis zu 5.000 Besucherinnen und Besucher.
Das öffentlich geförderte Projekt muss zu einem gewissen Teil über Einnahmen finanziert werden. Diese Mittel müssen u. a.
durch die Vermietung von Ausstellungsfläche sowie das Offerieren von Sponsoring-Paketen an Unternehmen erwirtschaftet werden.
Insgesamt stehen knapp 10.000 qm Brutto-Ausstellungsfläche zur Verfügung. Unsere Mitgliedsverbände, das Bundesministerium
für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, das Ministerium für Gesundheit, Emanzipation, Pflege und Alter des Landes
Nordrhein-Westfalen, die Stadt Dortmund sowie die Medienpartner erhalten kostenfreie Ausstellungsflächen (max. 3.000 qm
Brutto-Ausstellungsfläche). Einzuplanen ist zudem eine Bühne mit 250 Stühlen und ein Catering-Bereich in der Größe von ca.
1000 qm. Somit kann von einer kostenpflichtig zu vermietenden Brutto-Ausstellungsfläche von 5.000-6.000 qm (entsprechend netto
2.500-3.000 qm) ausgegangen werden.
Der Zutritt zur Messe erfolgt über die Veranstaltung Deutscher Seniorentag, gesonderte Eintrittsgelder für die Messe können
nicht erhoben werden.
Wir bitten um die Abgabe eines Angebotes für die Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Messe sowie die Akquisition
und Betreuung von Ausstellern und Sponsoren.
Zu den Aufgaben zählen im Einzelnen:
    Konzepterstellung
    Erstellung von Akquisitionsunterlagen für Aussteller und Sponsoren
    Akquisition von Ausstellern und Sponsoren
    Erstellung eines Ausstellerhandbuchs
    Betreuung der Aussteller und Sponsoren sowie derjenigen, denen eine Ausstellungsfläche kostenlos zur Verfügung gestellt
wird, in der Vorbereitungsphase und während der Messetage
    Pflege einer Internetseite (bzw. Unterseite von www.deutscher-seniorentag.de) zur Bewerbung der Messe
    Absprachen mit den Ausstellern und Sponsoren über attraktive Angebote an den Ständen
    Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen des Kongresszentrums Westfalenhallen und der Messe Dortmund
    Konzept zur Aufplanung der Ausstellungsfläche
    Planung und Organisation von Aktionen sowie eines Bühnenprogrammes an allen drei Veranstaltungstagen in enger Abstimmung
mit der BAGSO
    Betreuung der Messe während der Messetage
Die Ausschreibung wendet sich an Anbieter, die über ausgewiesene Erfahrungen verfügen.
Das Angebot soll insbesondere folgende Angaben enthalten:
    Inhaltliches Konzept für die Messe und das begleitende Bühnen-Programm
    Eine umfassende Kostenkalkulation, aus der sich zum einen ein Mindestbetrag (Garantiebetrag) ergibt, den die BAGSO als
Einnahmen in das Projekt einbringen kann, zum anderen einen Modus, nach dem die weiteren Einnahmen zwischen Auftraggeber und
Auftragnehmer aufgeteilt werden. Auf der Kostenseite ist zu berücksichtigen, dass die Messehalle (Wege zwischen den Ständen)
vom Auftragnehmer mit einem angemessenen Bodenbelag auszustatten ist.
    Referenzen hinsichtlich der
	Akquisition von Ausstellern und Sponsoren
	Organisation von Messen
	Organisation von ausstellungsbegleitenden Programmen
Vergabekriterien
    Voraussichtliche Qualität der Leistung (wobei insbesondere die Vorerfahrungen Berücksichtigung finden),
    Kostenkalkulation (für Auftraggeber günstiges und zugleich realistisches Angebot)
Die Auftragserteilung steht unter dem Vorbehalt der Bewilligung der beantragten Fördermittel durch die beteiligten Behörden.
Die unterzeichneten Angebote müssen schriftlich in verschlossenem Umschlag mit der Kennzeichnung Ausschreibung 12. Deutscher
Seniorentag - Messe bis zum
15. März 2017 bei der BAGSO e.V., Thomas-Mann-Str. 2-4, 53111 Bonn, eingehen.
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Kratz per E-Mail kratz@bagso.de zur Verfügung.
Bonn, 16. Februar 2017
gez. Dr. Guido Klumpp, Geschäftsführer
Source: 4
http://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Bundesarbeitsgemeinschaft-der-Senioren-Organisationen-BAGSO-e-V/2017/02/185332
1.html
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